Funciones administrativas en un hospital

20 septiembre 2023

 

AUTORES

  1. Mario Salazar García. Auxiliar Administrativo. Hospital Nª Señora de Gracia. Zaragoza.
  2. Daniel Calvo Cozcolluela. Celador. Hospital Nª Señora de Gracia. Zaragoza.
  3. Inmaculada Cozcolluela Cabrejas. Administrativo. Hospital Nª Señora de Gracia. Zaragoza.

 

RESUMEN

Entre las funciones del personal administrativo, también conocidos como asistentes en administración, son profesionales capacitados en una gran variedad de tareas esenciales para cualquier institución o empresa en el sector de la salud, desde asistir en tareas financieras hasta realizar actividades de gestión de recursos.

En particular, éste personal se encarga de atender y orientar a las personas en los servicios de salud, manejar los sistemas relacionados con la seguridad social, realizar facturaciones y ejecutar tareas económico-financieras, de planificación o funciones relacionadas con la gestión de los centros de salud, incluida la supervisión de empleados administrativos.

PALABRAS CLAVE

información, pacientes, funciones administrativas.

ABSTRACT

Administrative assistants, also known as administration assistants, are professionals trained in a wide variety of essential tasks for any institution or company in the health sector, from assisting with financial tasks to performing resource management activities.

In particular, a health administrative assistant is responsible for caring for and guiding people in health services, managing systems related to social security, billing, and executing economic-financial, planning, or health management tasks. health centers, including supervision of administrative employees.

KEY WORDS

information, patients, administrative functions.

DESARROLLO DEL TEMA

El personal administrativo, también conocidos como asistentes en administración, son profesionales capacitados en una gran variedad de tareas esenciales para cualquier institución o empresa en el sector de la salud, desde asistir en tareas financieras hasta realizar actividades de gestión de recursos.

El personal administrativo desempeña un rol esencial en los servicios de salud españoles al contribuir a la gestión y organización eficiente de los centros médicos. Estos profesionales asumen diversas tareas administrativas que facilitan el funcionamiento diario de las instituciones de salud. En particular, el personal administrativo en sanidad se encarga de atender y orientar a las personas en los servicios de salud, manejar los sistemas relacionados con la seguridad social, realizar facturaciones y ejecutar tareas económico-financieras, de planificación o funciones relacionadas con la gestión de los centros de salud, incluida la supervisión de empleados administrativos1,2.

Las diferentes actividades que se desempeña el personal administrativo en los hospitales o centros de salud pueden requerir realizar numerosas tareas de manera individual bajo presión. Es por eso que es importante tener una serie de actitudes para desempeñar este tipo de puesto laboral de una manera correcta y eficiente, éstas podemos clasificarlas de la siguiente forma:

Deben mostrar amabilidad y cordialidad: Es importante mantener siempre la cordialidad y amabilidad en las conversaciones, en persona o por medio digitales, para establecer una comunicación más eficaz y mantener un ambiente de trabajo más ameno y productivo.

Tener empatía: Es importante mantener la paciencia y ser empáticos, no juzgar y escuchar con la intención de atender con eficacia y evitar conflictos.

Trabajar bajo presión: Es probable que se acumulen tareas y requieran de atención inmediata durante las actividades laborales. Saber priorizar tareas y reaccionar de manera rápida y eficaz puede ser determinante para sobrellevar una situación de trabajo bajo presión.

Ser honestos: Los profesionales que desempeñan sus labores en este puesto pueden llegar a manejar documentos importantes y confidenciales. También, puede ayudar con la gestión de reuniones con información sensible de las organizaciones, de sus empleadores, compañeros de trabajo o incluso de personas que acuden a los centros de salud por diferentes servicios.

Ser organizados: El personal administrativo en el sector salud interactúa con una gran cantidad de personas y manejan mucha información. En este trabajo, es indispensable contar con la habilidad de la organización para poder llevar a cabo las actividades diarias sin problemas o contratiempos2,4.

¿Cuáles son las funciones principales del personal administrativo? las funciones a desempeñar son muy variadas y dependerá del servicio en el que se encuentren trabajando, pero a grandes rasgos las principales funciones son:

Gestión de citas: Una de las principales funciones del personal es coordinar la programación de citas.

Atención telefónica: El personal, proporciona información esencial sobre los servicios médicos, responden preguntas generales y llaman al especialista correspondiente, además éstos son la primera línea telefónica con el paciente que llama a un centro hospitalario.

Registro y archivo de documentos médicos: son responsables de mantener un meticuloso registro y archivo de los documentos médicos de los pacientes3. Esto incluye la creación y actualización de historias clínicas electrónicas, la organización de informes médicos y el manejo confidencial de información sensible. Un adecuado registro y archivo garantiza la disponibilidad rápida y segura de la información médica necesaria para la atención de los pacientes.

Coordinación con otros profesionales de salud: desempeñan un papel clave en la coordinación entre diferentes profesionales de la salud dentro del centro médico. Facilitan la comunicación entre médicos, enfermeras y otros especialistas, asegurando que la información relevante llegue a los miembros adecuados del equipo médico.

Tramitación de documentos: Son los encargados de cursar y tramitar documentos y se encargan de la gestión de procedimientos internos del propio hospital, esto incluye la elaboración de informes, preparación de documentación para autorizaciones y la gestión de todos los requisitos burocráticos.

Relación con el paciente: El personal administrativo, a menudo, es la primera persona que se encuentra un paciente o familiar al entrar en un hospital, son los encargados de dirigir e informar y orientar al paciente hacia el servicio que necesitan. La información y la comunicación son conceptos básicos en la atención al paciente que requieren habilidades y conocimientos específicos, revisión constante y evaluación y, sobre todo, precisan de la profesionalización. La información ha de ser veraz, adecuada y personalizada, debiendo adaptarse a las características personales, culturales o lingüísticas de cada persona, sin descuidar su demanda puntual y sus necesidades, expresadas o no3,4.

 

CONCLUSIÓN

Sin duda, la importancia de estos profesionales ha incrementado en los últimos años, enfatizando la labor fundamental de estos trabajadores en un sector tan sensible e importante como es la sanidad. Es la primera cara visible en un centro hospitalario al cual un paciente pregunta sus dudas de a donde acudir o que burocracia hay que seguir.

 

BIBLIOGRAFÍA

  1. Indeed.com. [citado el 3 de septiembre de 2023]. Disponible en: https://mx.indeed.com/orientacion-profesional/como-encontrar-empleo/auxiliar-administrativo-salud
  2. Genesis. El auxiliar administrativo y la calidad de información a los pacientes. Ocronos – Editorial Científico-Técnica [Internet]. 2023 [citado el 3 de septiembre de 2023]; Disponible en: https://revistamedica.com/auxiliar-administrativo-calidad-informacion-pacientes/
  3. Alcalá F. Funciones del Auxiliar Administrativo Sanitario [Internet]. Formación Alcalá. [citado el 3 de septiembre de 2023]. Disponible en: https://www.formacionalcala.com/articulos/113/funciones-del-auxiliar-administrativo-sanitario
  4. Euroinnova Business School. Tareas de un auxiliar administrativo – Euroinnova [Internet]. Euroinnova Business School. 2021 [citado el 3 de septiembre de 2023]. Disponible en: https://www.euroinnova.edu.es/blog/tareas-de-un-auxiliar-administrativo

 

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