Unidad de archivos en un hospital: una perspectiva científica y el futuro de ellos

25 septiembre 2023

AUTORES

Julio Casto Aranda. (Aux.Administrativo). Hospital Universitario Miguel Servet. Zaragoza.
Patricia Mercado Castillo. (Enfermera) Hospital Universitario Miguel Servet. Zaragoza.
José Fernando Sola Antón. (Trabajador Social). Hospital Universitario Miguel Servet. Zaragoza.
Leocadio Sánchez Sánchez. (Enfermero). Hospital Nuestra Señora de Gracia. Zaragoza.
Cristina Calderón Fregeneda. (Enfermera). Hospital Nuestra Señora de Gracia. Zaragoza.
María Jesús Casto Aranda. (T.C.A.E). Hospital Universitario Miguel Servet. Zaragoza.

RESUMEN

La unidad de archivos en un hospital juega un papel crítico en la gestión y organización de la información médica y administrativa. Este artículo científico analiza en detalle el funcionamiento de la unidad de archivos en un hospital, destacando su importancia, los desafíos que enfrenta y las mejores prácticas para mejorar su eficiencia. Se examinan las funciones clave de la unidad de archivos, como el almacenamiento, la recuperación y la protección de los registros médicos, así como la transición hacia el archivo electrónico. Además, se discuten las implicaciones legales y éticas relacionadas con la privacidad y confidencialidad de los datos.

PALABRAS CLAVE

Unidad de Archivos, información clínica, gestión de registros, atención médica, tecnología sanitaria.

ABSTRACT

The records unit in a hospital plays a critical role in the management and organization of medical and administrative information. This scientific article analyzes in detail the operation of the records unit in a hospital, highlighting its importance, the challenges it faces and the best practices to improve its efficiency. Key functions of the archives unit are examined, such as storage, retrieval, and protection of medical records, as well as the transition to electronic archiving. In addition, the legal and ethical implications related to data privacy and confidentiality are discussed.

KEY WORDS

Archives Unit, clinical information, records management, medical care, health technology.

INTRODUCCIÓN

La unidad de archivos en un hospital es un componente esencial del sistema de gestión de la información. Su objetivo principal es administrar y mantener los registros médicos y administrativos de manera precisa, eficiente y segura. A medida que los hospitales se enfrentan a un aumento constante en la cantidad de datos generados, resulta vital comprender el funcionamiento de la unidad de archivos y explorar estrategias para mejorar su eficiencia.

Importancia de la unidad de archivos en un hospital: La unidad de archivos desempeña un papel crucial en la prestación de atención médica de calidad. Facilita la accesibilidad de los registros médicos, lo que permite a los profesionales de la salud tomar decisiones informadas y brindar tratamientos adecuados. Además, los registros administrativos respaldados por la unidad de archivos contribuyen a la gestión financiera y operativa del hospital.
En la actualidad, el servicio de archivos saca a petición de consultas las historias en papel, solicitadas cuando el paciente viene al centro a las consultas externas del hospital, o por peticiones expresas de los profesionales, por ingresos a través de urgencias o para intervenciones programadas o de urgencias.
De esta forma se gestiona la LOPD, para dejar constancia en papel con las peticiones de la historia en papel y tener ubicada la historia clínica en todo momento.
En la parte de historia clínica digitalizada, con las claves de acceso, queda registrado en todo momento quien accede a la historia clínica del paciente y de esa forma justificar su acceso por el profesional y finalidad.
El servicio solicita con antelación dichas historias, que el equipo de auxiliares administrativos saca día a día con una antelación de un par de días, aunque luego siempre ocurren cuestiones incidentales que solicitan a las tcaes o a los celadores que lleven las historias al servicio con la petición por el profesional correspondiente, el que firma una petición de historia identificando al profesional y el servicio solicitante.
Además, actualmente se puede acceder a la historia clínica digitalizada, que cada vez es más normal para el acceso a ella desde los profesionales sanitarios (tanto las enfermeras, como las t.c.a.e.s.
Posteriormente se traen al archivo las historias clínicas solicitadas por los diferentes servicios y se recuperan para saber que las historias han vuelto al archivo.
Los trabajadores sociales acceden a la historia clínica en los casos que deben solucionar, ya que de eso depende el tratamiento de cada caso de forma personalizada y buscar la mejor ayuda sociosanitaria para los pacientes derivados a su consulta, para buscar la mejor solución de los pacientes derivados a él.

Funciones clave de la unidad de archivos:

Almacenamiento de registros médicos: Se describen los métodos tradicionales y electrónicos utilizados para almacenar registros médicos, y se analizan los pros y contras de cada enfoque.

Recuperación de registros médicos:

Se examinan los sistemas y procedimientos utilizados para localizar y recuperar registros médicos de manera eficiente, garantizando la prontitud y exactitud de la información.

Protección y seguridad de los registros médicos:

Se discuten las medidas de seguridad y las políticas necesarias para salvar los registros médicos contra pérdidas, daños o acceso no autorizado.

Desafíos en el funcionamiento de la unidad de archivos:

Se destacan los desafíos comunes que enfrenta la unidad de archivos en un hospital, como la gestión del espacio físico, la actualización y migración de registros a formatos electrónicos, y el cumplimiento de las normas de privacidad y confidencialidad de datos.

Transición hacia el archivo electrónico:

Se explora la tendencia hacia la adopción de sistemas de archivos electrónicos en los hospitales, sus beneficios potenciales y los desafíos asociados con la implementación y la integración con los sistemas de gestión de la información existente.

Implicaciones legales y éticas:

Se abordan las cuestiones legales y éticas relacionadas con la gestión de registros médicos, incluida la privacidad del paciente, el consentimiento informado, la retención de registros y las regulaciones de protección de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) en la Unión Europea. “La empresa social del estado Hospital San Juan de Dios de Pamplona, es una institución de II nivel de complejidad donde el factor fundamental y la razón social de la empresa se basan en la óptima prestación del servicio al cliente. De acuerdo a lo anterior, cabe resaltar que la disponibilidad de la información de manera confiable y eficaz sea un requisito indispensable de todos los días. El hospital actualmente no cuenta con un sistema de gestión documental, que de acuerdo a la norma establecida por el Archivo General de la Nación (AGN); permita sistematizar y facilitar el manejo, la disposición y la conservación de todo el sector de archivo de manera impecable en la entidad. Es por ello que surge la necesidad de diseñar un plan de mejoramiento en el proceso de gestión documental con el fin de amortiguar la situación actual en dicha área, mediante la valoración y retención documental establecida por la ley 594 del 2000 que, junto con el uso complementario de indicadores estadísticos, de calidad, gestión y seguimiento; puedan ayudar a definir una opción estratégica que facilite la toma de decisiones en la empresa.”¹.

Estereolitografía (SLA):

Patentado por Hull en 1984, es un método para fabricar objetos sólidos mediante la impresión sucesiva de finas capas de una resina líquida fotosensible que solidifica al exponerse a un haz de rayos UV Como en todos los procesos de impresión 3D se parte de un diseño en CAD que definirá las dimensiones de la pieza a imprimir. Para realizar la impresión se utiliza un haz de luz UV móvil programado que brilla sobre la superficie de la resina fotosensible en aquellas zonas especificadas por el diseño, y así se consigue formar una sección transversal sólida del objeto en la superficie del líquido. A continuación, el objeto se aleja de la distancia que corresponde al grosor de una capa de la superficie del líquido para entonces formar la siguiente sección transversal que se adhiere a la capa anterior. Este proceso continúa hasta que se forma el objeto completo. Una vez impreso este objeto debe someterse a un baño en alcohol isopropílico para retirar los excesos de resina no solidificada. En algunas piezas es necesario definir en el diseño soportes para aquellas piezas que durante el proceso de impresión se precipitaron al vacío. Estos soportes se eliminan una vez que la pieza está impresa y limpia. Entre las principales aplicaciones de las piezas impresas por SLA están la odontología, la joyería o la inyección de plásticos.”²

Gracias a este avance hoy en día podemos tener información 3 D en algunos casos para ver el funcionamiento de las prótesis en los pacientes, es un archivo diferente y es una evolución de la medicina, ya que estamos sustituyendo las prótesis antiguas por materiales más ligeros.

En la consulta de oftalmología se facilitan a los pacientes un cd o archivo electrónico para poder llevar a su especialista, lo digitaliza el servicio de archivos del hospital y se le facilite al paciente, así este se lo puede llevar a su médico, ya que allí no disponen de la máquina para realizar fotos del ojo y lleva el cd a su hospital y así hacer llegar el resultado de las pruebas realizadas.

CONCLUSIONES

La unidad de archivos desempeña un papel crucial en el funcionamiento efectivo de un hospital. La gestión adecuada de los registros médicos y administrativos garantiza la continuidad de la atención al paciente, mejora la toma de decisiones clínicas y contribuye a la eficiencia operativa. La transición hacia el archivo electrónico y el cumplimiento de las normas de privacidad y confidencialidad son aspectos clave para el futuro de la unidad de archivos en los hospitales. Es fundamental que los hospitales inviertan atención en recursos y tecnología adecuada para mejorar la eficiencia y la seguridad de la unidad de archivos, brindando así una atención médica de calidad y protegiendo los derechos de los pacientes.

BIBLIOGRAFÍA