Manejo y custodia de la historia clínica electrónica

AUTORES

1. María Carmen Blasco Andrés. Administrativo. Servicios Centrales Sistema Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
2. Elena Grao Rived. Auxiliar Administrativo del Sistema Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
3. José María Bernal Torres. Auxiliar Administrativo del Sistema Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
4. Ana Isabel Usón Martín. Médico. Mac en CS Gallur, Zaragoza, España.
5. Carolina Vicente García. Administrativo. Servicios centrales del Sistema Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
6. Guillermo Recio Capaces. Administrativo. Citaciones. Hospital Royo Villanova. Zaragoza, España.

RESUMEN

La historia clínica electrónica (HCE) se ha convertido en una herramienta indispensable para la atención sanitaria moderna, mejorando la accesibilidad y la calidad de la información clínica. Este trabajo aborda el manejo adecuado y la custodia responsable de la HCE, enfatizando el papel del personal administrativo en la gestión documental, la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Se describen las características técnicas y legales de la HCE, las buenas prácticas en su administración y los desafíos derivados de su implementación. Además, se exploran las medidas de protección de la privacidad del paciente y la interoperabilidad de sistemas, así como la importancia de la formación continua del personal para garantizar la integridad y confidencialidad de la información clínica.

PALABRAS CLAVE

Historia clínica electrónica, gestión documental, seguridad de la información, protección de datos, administración sanitaria.

ABSTRACT

The electronic health record (EHR) has become an indispensable tool in modern healthcare, enhancing accessibility and quality of clinical information. This paper addresses the proper management and responsible custody of the EHR, emphasizing the role of administrative staff in document management, data security, and regulatory compliance. It describes the technical and legal features of the EHR, best practices in its administration, and challenges arising from its implementation. Furthermore, it explores patient privacy protection measures, system interoperability, and the importance of continuous training of staff to ensure the integrity and confidentiality of clinical information.

KEY WORDS
Electronic health record, document management, information security, data protection, health administration.

DESARROLLO DEL TEMA

La historia clínica electrónica (HCE) representa una evolución tecnológica que ha revolucionado la gestión de la información sanitaria. Su implantación ha permitido el registro digital de los datos médicos, facilitando el acceso inmediato, la actualización constante y la integración con otros sistemas de salud¹. A diferencia del archivo en formato papel, la HCE posibilita una gestión más dinámica, pero también implica nuevos retos en cuanto a la custodia, seguridad y confidencialidad de la información.

Desde el punto de vista administrativo, el manejo y la custodia de la HCE requieren habilidades y conocimientos específicos que garanticen el correcto uso, protección y mantenimiento de la documentación clínica digital. Este documento examina las responsabilidades del personal administrativo en el ciclo de vida de la HCE, desde su creación hasta su conservación y eventual destrucción o archivo, en cumplimiento con la legislación vigente.

Características y estructura de la historia clínica electrónica;

La HCE es un conjunto organizado de datos digitales que contiene toda la información relevante sobre la salud del paciente, incluyendo antecedentes médicos, diagnósticos, tratamientos, resultados de pruebas y notas clínicas¹. Esta información se almacena en sistemas informáticos seguros, diseñados para permitir el acceso controlado y autorizado por diferentes profesionales sanitarios.

La estructura de la HCE debe cumplir con estándares internacionales, como HL7 o FHIR, que garantizan la interoperabilidad entre distintos sistemas y facilitan la integración de datos provenientes de diferentes fuentes y niveles asistenciales². Esto favorece la continuidad de la atención y mejora la coordinación entre profesionales.

El papel del personal administrativo en la gestión de la HCE:

El personal administrativo tiene una función esencial en el manejo diario de la HCE. Sus responsabilidades incluyen:

• Registro inicial de los datos personales y administrativos del paciente.
• Gestión del consentimiento informado para el tratamiento de datos electrónicos.
• Control y autorización de accesos a la HCE, garantizando que solo el personal autorizado pueda consultar o modificar la información.
• Archivo, actualización y mantenimiento de los registros clínicos electrónicos.
• Soporte técnico básico y coordinación con el departamento de informática en caso de incidencias o actualizaciones del sistema.
• Formación y sensibilización del personal en el uso responsable y seguro de la HCE.

Estas tareas requieren una formación especializada y un conocimiento profundo de los protocolos de seguridad y privacidad.

Seguridad y protección de datos en la HCE:

La seguridad de la información es crítica en el manejo de la HCE. La legislación europea, a través del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), y la legislación nacional imponen estrictos requisitos para garantizar la privacidad y la confidencialidad³. Entre las medidas principales destacan:

• Autenticación y autorización robustas para el acceso a los sistemas.
• Registro detallado de accesos y modificaciones (logs) para auditorías y trazabilidad.
• Encriptación de datos almacenados y transmitidos.
• Protocolos de copia de seguridad y recuperación ante desastres.
• Políticas claras de conservación y destrucción de datos conforme a plazos legales.

El personal administrativo debe estar al tanto de estas normativas y procedimientos para asegurar su cumplimiento, evitando vulneraciones que puedan comprometer la confianza del paciente y la reputación de la institución sanitaria.

Desafíos y buenas prácticas en la gestión de la HCE:

La implantación y manejo de la HCE no está exenta de desafíos, entre ellos:

• Resistencia al cambio por parte del personal, que puede estar habituado a los formatos en papel.
• Brechas en la formación o desconocimiento de los procedimientos de seguridad.
• Problemas técnicos como fallos en el sistema o incompatibilidad entre plataformas.
• Riesgos de ciberataques que pueden poner en peligro la integridad de la información.

Para superar estos desafíos, se recomienda adoptar buenas prácticas como:

• Realizar planes de formación continua para todo el personal involucrado⁴.
• Implementar protocolos claros de gestión y uso de la HCE⁵.
• Establecer canales de comunicación para la resolución rápida de incidencias.
• Fomentar una cultura organizacional centrada en la protección de datos y la calidad asistencial.

Interoperabilidad y coordinación con otros sistemas:

La interoperabilidad de la HCE con otros sistemas sanitarios es esencial para una atención integral. El personal administrativo juega un papel activo en facilitar la integración de la información y garantizar que los datos fluyan correctamente entre atención primaria, especializada, laboratorios, farmacias y otros servicios².

Esto exige conocimiento técnico básico y colaboración con departamentos de informática para gestionar permisos y asegurar la integridad de los datos durante la transferencia.

Formación y actualización del personal administrativo:

Dado el rápido avance tecnológico y las actualizaciones normativas, la formación continua es indispensable. El personal administrativo debe recibir capacitación periódica no solo en el manejo del software y los sistemas, sino también en aspectos legales, éticos y de seguridad de la información.

Esta formación contribuye a una mayor eficacia en la gestión documental, reduce errores y fortalece la confianza en el sistema electrónico.

CONCLUSIONES

La historia clínica electrónica es una herramienta clave para modernizar y mejorar la atención sanitaria. Su manejo y custodia requieren una combinación de competencias técnicas, administrativas y legales para garantizar la seguridad, confidencialidad y accesibilidad de la información clínica.

El personal administrativo es un eslabón fundamental en esta cadena, actuando como custodio y gestor responsable de la documentación digital. Su formación y compromiso son esenciales para maximizar los beneficios de la HCE y minimizar los riesgos asociados.

Invertir en la capacitación, el desarrollo de protocolos claros y el apoyo tecnológico permitirá una gestión óptima de la historia clínica electrónica, favoreciendo una atención sanitaria más segura, eficiente y centrada en el paciente.

BIBLIOGRAFÍA

1. Ministerio de Sanidad, Consumo y Bienestar Social. Estrategia de Salud Digital del Sistema Nacional de Salud (2021–2026). Madrid: Ministerio de Sanidad; 2021
2. HL7 International. HL7 FHIR Overview. Disponible en : https://hl7.org/fhir/
3. Sánchez G, Herrera A. Security and privacy in electronic health records: a scoping review. J Med Internet Res. 2025;27:e60077.
4. Alami H, et al. Effects of Electronic Health Record Implementation and Barriers to Adoption: A Scoping Review. Int J Med Inform. 2022; 2022.
5. Fernández-Alemán JL, Señor IC, Lozoya PÁ, Toval A. Security and privacy in electronic health records: a systematic literature review. J Biomed Inform. 2013;46(3):541–562.