AUTORES
- Rosa María Gracia Martínez. Hospital Universitario Miguel Servet. Servicio Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
- Salvador Gracia Martínez. Hospital Universitario Miguel Servet. Servicio Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
La protección de los datos personales constituye un elemento esencial en el funcionamiento de las organizaciones sanitarias. Los centros sanitarios gestionan diariamente información identificativa, administrativa y clínica de carácter especialmente sensible, por lo que resulta imprescindible establecer medidas que garanticen su confidencialidad, integridad y disponibilidad. El personal administrativo desempeña un papel fundamental en la protección de esta información debido a su participación en procesos como la admisión de pacientes, gestión de citas, actualización de datos, archivo, tramitación de documentación y atención al usuario. El objetivo de este trabajo es analizar la importancia de la protección de datos y la confidencialidad en el ámbito sanitario, prestando especial atención a las responsabilidades y buenas prácticas del personal administrativo. Se realizó una revisión narrativa de legislación española y europea y de literatura científica relacionada con privacidad, seguridad de historias clínicas electrónicas y protección de la información sanitaria. La normativa establece una protección reforzada para los datos relativos a la salud y exige que su tratamiento se realice bajo garantías adecuadas. La evidencia científica señala que los sistemas electrónicos aportan importantes beneficios, pero también generan riesgos relacionados con accesos no autorizados, divulgación accidental, errores humanos, problemas de autenticación y deficiencias organizativas. La formación del personal, el control de accesos, la utilización responsable de los sistemas informáticos, la confidencialidad durante la atención presencial y telefónica y la comunicación de incidentes son elementos fundamentales para reducir estos riesgos. La protección de datos debe entenderse como una responsabilidad compartida dentro de la organización sanitaria. El personal administrativo, por su posición dentro del circuito de información, puede contribuir decisivamente a garantizar un tratamiento seguro y responsable de los datos de los pacientes.
PALABRAS CLAVE
Protección de datos, confidencialidad, seguridad de la información, personal administrativo, datos de salud, historia clínica electrónica.
The protection of personal data is an essential component of healthcare organizations. Healthcare facilities process identifying, administrative and clinical information that is particularly sensitive, making it necessary to implement measures that ensure confidentiality, integrity and availability. Administrative staff play an important role in protecting this information because they participate in processes such as patient admission, appointment management, data updating, document processing, archiving and user support. The aim of this paper is to analyze the importance of data protection and confidentiality in healthcare settings, focusing particularly on the responsibilities and good practices of administrative staff. A narrative review of European and Spanish legislation and scientific literature concerning privacy, electronic health record security and health information protection was conducted. Current regulations provide enhanced protection for health-related data and require appropriate safeguards for their processing. Scientific evidence indicates that electronic systems provide significant benefits but also create risks associated with unauthorized access, accidental disclosure, human error, authentication problems and organizational weaknesses. Staff training, access control, responsible use of information systems, confidentiality during face-to-face and telephone interactions, and reporting of security incidents are essential measures for reducing these risks. Data protection should be understood as a shared responsibility within healthcare organizations. Due to their position within information workflows, administrative staff can make a significant contribution to ensuring that patient data are processed safely and responsibly.
KEY WORDS
Data protection, confidentiality, information security, administrative personnel, health data, electronic health records.
La información constituye uno de los recursos fundamentales de cualquier organización sanitaria. Cada día se generan y utilizan numerosos datos relacionados con los pacientes: nombre y apellidos, documento identificativo, domicilio, teléfono, correo electrónico, información sobre citas, derivaciones, procedimientos administrativos, informes y, especialmente, datos relacionados con la salud.
La utilización de esta información es imprescindible para garantizar una atención sanitaria adecuada y una correcta organización de los servicios. Sin embargo, el hecho de que la información sea necesaria no significa que pueda ser consultada o utilizada libremente.
La protección de los datos sanitarios constituye una obligación jurídica y ética y, al mismo tiempo, un elemento esencial para mantener la confianza de los ciudadanos en el sistema sanitario.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) considera los datos relativos a la salud como una categoría especial de datos personales y establece condiciones específicas para su tratamiento. Asimismo, establece principios como la minimización, exactitud, limitación de la finalidad, seguridad e integridad y confidencialidad1.
En España, la Ley Orgánica 3/2018 adapta el marco jurídico nacional al RGPD y establece disposiciones específicas en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. En relación con el ámbito sanitario, la normativa contempla garantías específicas para determinados tratamientos de datos de salud2.
Por otra parte, la Ley 41/2002, básica reguladora de la autonomía del paciente y de los derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica, reconoce expresamente el derecho de toda persona a que se respete el carácter confidencial de los datos referentes a su salud y establece que los centros sanitarios deben adoptar medidas para garantizar dicho derecho3.
El personal administrativo participa de forma directa en numerosos procesos relacionados con estos datos.
La persona que trabaja en admisión puede consultar información identificativa para localizar un expediente.
El personal encargado de las citas necesita acceder a determinados datos para programar una consulta.
El administrativo que tramita una derivación puede gestionar documentación que contiene información sanitaria. El personal de archivo puede tener acceso a documentos clínicos o administrativos.
Por tanto, aunque las funciones administrativas no sean de carácter asistencial, pueden implicar acceso a información especialmente sensible.
La digitalización ha aumentado considerablemente la cantidad de información disponible y la velocidad con la que puede ser compartida. Las historias clínicas electrónicas permiten mejorar la accesibilidad y facilitar la comunicación entre profesionales, pero también generan nuevos riesgos relacionados con privacidad y seguridad. Una revisión sistemática sobre seguridad y privacidad en historias clínicas electrónicas identificó diferentes mecanismos utilizados para proteger la información, entre ellos el control de acceso, la autenticación, la firma digital, la pseudonimización y los registros de auditoría4.
Por este motivo, la protección de datos no puede limitarse al departamento informático.
Debe formar parte de la actividad cotidiana de todos los profesionales que manejan información, incluido el personal administrativo.
Analizar la importancia de la protección de datos, la confidencialidad y la seguridad de la información en las organizaciones sanitarias, prestando especial atención al papel desempeñado por el personal administrativo.
- Identificar las características de los datos sanitarios y su especial protección.
- Analizar los principales riesgos relacionados con el tratamiento de información sanitaria.
- Describir las obligaciones y responsabilidades del personal administrativo en materia de confidencialidad.
- Analizar los riesgos derivados del uso de sistemas electrónicos.
- Describir medidas para prevenir accesos no autorizados y divulgaciones accidentales.
- Analizar la importancia de la formación de los trabajadores.
- Proponer buenas prácticas aplicables al trabajo administrativo sanitario.
- Destacar la importancia de comunicar y gestionar adecuadamente los incidentes de seguridad.
Se realizó una revisión narrativa de literatura científica y documentación normativa relacionada con protección de datos personales, confidencialidad, seguridad de la información e historias clínicas electrónicas.
La búsqueda bibliográfica se realizó principalmente mediante PubMed y fuentes jurídicas oficiales de la Unión Europea y España.
Se utilizaron términos relacionados con “health data protection”, “patient privacy”, “confidentiality”, “electronic health records”, “health information security”, “administrative staff” y “data protection”.
Se seleccionaron publicaciones científicas relacionadas con privacidad y seguridad de las historias clínicas electrónicas y revisiones sobre intercambio de información sanitaria.
Asimismo, se revisaron las principales normas aplicables al contexto español y europeo, especialmente el Reglamento (UE) 2016/679, la Ley Orgánica 3/2018 y la Ley 41/2002.
La información obtenida se organizó en diferentes apartados: marco normativo, confidencialidad, riesgos de seguridad, acceso a la información, utilización de sistemas electrónicos, atención presencial y telefónica, gestión documental, formación, incidentes de seguridad y buenas prácticas administrativas.
Se seleccionaron seis referencias bibliográficas para fundamentar el artículo.
El trabajo no utiliza datos personales ni historias clínicas reales y no implica investigación directa con pacientes.
La importancia de los datos en las organizaciones sanitarias:
La asistencia sanitaria moderna depende de la información.
Antes de atender a una persona es necesario identificarla correctamente, conocer determinados datos administrativos y acceder a la información disponible en los sistemas correspondientes.
La información permite coordinar citas, derivaciones, pruebas, procedimientos y comunicaciones.
Desde el punto de vista administrativo, los datos también son necesarios para gestionar recursos, elaborar estadísticas y organizar la actividad.
Por tanto, el objetivo de la protección de datos no consiste en impedir el acceso a la información, sino en garantizar que esta sea utilizada de manera legítima, segura y proporcional a las funciones que desempeña cada profesional.
El RGPD establece que los datos personales deben tratarse de forma lícita, leal y transparente, limitarse a finalidades concretas y ser adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario. También exige que sean exactos y que se mantengan bajo medidas de seguridad apropiadas1.
Esto tiene una aplicación directa en el trabajo administrativo.
Un trabajador no debería consultar información simplemente porque tiene la posibilidad técnica de hacerlo.
Debe existir una razón profesional legítima relacionada con las funciones que desempeña.
Datos de salud como información especialmente protegida:
Los datos sanitarios pueden revelar información muy íntima sobre una persona.
Pueden incluir diagnósticos, tratamientos, antecedentes, pruebas, enfermedades, discapacidades, situaciones relacionadas con la salud mental o información genética.
Una divulgación no autorizada puede provocar consecuencias personales, familiares, laborales o sociales.
Por este motivo, la legislación europea establece una protección reforzada.
El artículo 9 del RGPD incluye los datos relativos a la salud entre las categorías especiales de datos personales y establece una prohibición general de su tratamiento salvo que concurra alguna de las circunstancias previstas legalmente1.
En el contexto sanitario, esto significa que los profesionales deben conocer las reglas internas de acceso y tratamiento de la información.
Confidencialidad como principio fundamental:
La confidencialidad significa que la información conocida durante el desarrollo de una actividad profesional no debe comunicarse a personas que no estén autorizadas para recibirla.
La Ley 41/2002 reconoce el derecho del paciente a que los datos referentes a su salud tengan carácter confidencial.
La confidencialidad no afecta únicamente a los médicos o profesionales de enfermería.
También alcanza al personal administrativo que pueda conocer información relacionada con los pacientes.
Por ejemplo, una persona que trabaja en recepción puede conocer que determinado paciente tiene una cita en una unidad específica.
Aunque no conozca el diagnóstico, esa información puede ser privada.
Por ello, la confidencialidad debe aplicarse a cualquier información que se conozca como consecuencia del desempeño profesional.
Acceso limitado a la información:
Uno de los principios fundamentales de la seguridad es que cada trabajador debe tener acceso únicamente a la información necesaria para desarrollar sus funciones.
Los sistemas informáticos sanitarios suelen establecer diferentes perfiles y permisos.
No todos los trabajadores necesitan acceder a la misma información.
Un administrativo encargado de gestionar citas puede necesitar unos permisos determinados, mientras que otro trabajador encargado de una función diferente puede requerir otros.
La existencia de perfiles de acceso reduce el riesgo de consultas innecesarias.
La literatura científica identifica el control de acceso como uno de los principales elementos técnicos para proteger las historias clínicas electrónicas5.
Curiosidad profesional y acceso indebido:
Uno de los riesgos más difíciles de controlar es el acceso motivado por curiosidad.
Un trabajador puede conocer que una persona famosa, un vecino, un familiar o un conocido ha sido atendido en el centro.
Tener acceso técnico al sistema no significa tener autorización para consultar su información.
La consulta por curiosidad constituye una conducta inapropiada.
Los sistemas informáticos pueden disponer de registros de auditoría que permitan conocer quién ha accedido a determinada información.
La existencia de estos registros favorece la trazabilidad y puede contribuir a detectar accesos indebidos.
Las contraseñas constituyen una de las primeras barreras de seguridad.
Cada trabajador debe utilizar sus propias credenciales.
No deben compartirse contraseñas entre compañeros.
Tampoco deben anotarse en lugares visibles, como notas pegadas al monitor.
Cuando un trabajador se ausenta del puesto debe bloquear la sesión si el sistema lo permite.
Estas medidas son sencillas, pero pueden reducir considerablemente determinados riesgos.
La seguridad no depende únicamente de sistemas sofisticados.
Los hábitos cotidianos de los trabajadores tienen una importancia fundamental.
Puestos de trabajo compartidos:
En algunos servicios sanitarios existen equipos utilizados por diferentes trabajadores.
En estos casos es especialmente importante cerrar las sesiones y evitar que la información quede visible.
Una pantalla con datos de un paciente puede ser observada accidentalmente por otra persona.
Esto puede ocurrir en una recepción, sala de espera o mostrador.
La organización física del puesto de trabajo forma parte de la protección de datos.
La atención presencial plantea riesgos específicos.
Puede ocurrir que varias personas se encuentren esperando delante de un mostrador y escuchen la conversación entre el trabajador y otro paciente.
Por ello, debe evitarse mencionar en voz alta información sanitaria innecesaria.
También es recomendable valorar la distribución física de los espacios.
Cuando sea posible, debe garantizarse cierta separación entre usuarios.
La privacidad no depende exclusivamente del ordenador.
También depende de cómo se organiza el espacio.
La atención telefónica constituye otro ámbito de riesgo.
Una persona puede llamar preguntando por la cita o situación de un familiar.
Antes de proporcionar información debe seguirse el procedimiento establecido para verificar la identidad y comprobar si la persona está autorizada a recibir dicha información.
No debe facilitarse información sensible únicamente porque quien llama conozca el nombre completo o la fecha de nacimiento del paciente.
Las organizaciones deben establecer procedimientos claros para estas situaciones.
El trabajador no debería verse obligado a improvisar.
Los familiares pueden desempeñar un papel importante en el acompañamiento de los pacientes.
Sin embargo, ser familiar de una persona no implica automáticamente que cualquier trabajador pueda facilitarle información sanitaria.
La información debe comunicarse conforme a la legislación y a los procedimientos establecidos.
Cuando existan dudas sobre si una persona está autorizada para recibir información, debe consultarse al responsable correspondiente.
Es preferible retrasar una comunicación hasta verificar la situación que proporcionar información de forma indebida.
Gestión de documentación en papel:
Aunque los sistemas electrónicos están ampliamente implantados, los documentos en papel siguen existiendo.
Pueden incluir solicitudes, informes, justificantes, formularios o documentación identificativa.
Estos documentos no deben dejarse abandonados sobre mesas, mostradores o impresoras.
Una hoja olvidada en una impresora puede ser vista por personas no autorizadas.
El archivo debe mantenerse organizado y protegido.
Asimismo, cuando corresponda eliminar documentación, debe utilizarse el procedimiento establecido para garantizar una destrucción segura.
El envío de documentación constituye otra situación de riesgo.
Antes de enviar un documento debe comprobarse el destinatario.
Un error en una dirección de correo electrónico puede provocar la divulgación de información personal.
La situación puede ser especialmente delicada si el documento contiene información sanitaria.
Antes de realizar cualquier envío debe comprobarse:
- Identidad del destinatario.
- Dirección de correo.
- Documento adjunto.
- Contenido del documento.
- Autorización para realizar el envío.
- Canal utilizado.
La revisión previa puede evitar errores que posteriormente sean difíciles de corregir.
El correo electrónico constituye una herramienta habitual de trabajo.
Sin embargo, debe utilizarse siguiendo las políticas de seguridad de la organización.
No debe enviarse información sanitaria desde cuentas personales si el procedimiento interno no lo permite.
También debe evitarse utilizar dispositivos personales para almacenar documentos sanitarios sin autorización.
Los canales corporativos permiten establecer medidas de seguridad y trazabilidad.
Historias clínicas electrónicas
Las historias clínicas electrónicas han transformado la gestión de la información sanitaria.
Entre sus ventajas se encuentran la accesibilidad, disponibilidad, capacidad de intercambio y posibilidad de integrar diferentes fuentes de información.
Sin embargo, también presentan riesgos.
Una revisión sistemática identificó numerosos mecanismos tecnológicos utilizados para mejorar la privacidad y seguridad de estos sistemas, entre ellos autenticación, control de acceso, criptografía y registros de auditoría4.
La seguridad debe diseñarse desde el propio sistema.
No obstante, incluso un sistema técnicamente seguro puede verse comprometido por un uso inadecuado.
Interoperabilidad y privacidad:
La interoperabilidad permite intercambiar información entre diferentes sistemas sanitarios.
Esto puede mejorar la continuidad asistencial.
Sin embargo, cuanto mayor sea la capacidad de compartir información, mayor importancia adquiere el control sobre quién puede acceder a ella.
La revisión realizada por Shen et al. muestra que las preocupaciones relacionadas con la privacidad forman parte de la percepción de los pacientes sobre el intercambio de información sanitaria6.
La confianza del paciente es, por tanto, un elemento relevante.
Los usuarios deben percibir que sus datos son tratados de forma responsable.
La relación entre paciente y sistema sanitario requiere confianza.
Una persona debe poder proporcionar información relevante sobre su salud sin temor a que sea difundida de forma indebida.
La preocupación por la privacidad puede influir en la disposición de las personas a compartir información sanitaria.
Por ello, proteger los datos no es únicamente una cuestión legal.
También es una cuestión relacionada con la calidad de la atención.
Si el paciente no confía en la organización, puede ocultar información o evitar utilizar determinados servicios.
Formación del personal administrativo:
La formación es uno de los elementos fundamentales de la seguridad.
Un trabajador puede cometer un error no porque quiera incumplir las normas, sino porque desconoce el procedimiento correcto.
Por ello, la formación debe ser práctica y adaptada a las situaciones reales.
Debería incluir:
- Protección de datos personales.
- Confidencialidad.
- Gestión de contraseñas.
- Uso seguro de aplicaciones.
- Atención telefónica.
- Atención presencial.
- Gestión de documentos.
- Envío de información.
- Identificación del paciente.
- Gestión de incidentes.
- Uso de dispositivos externos.
- Acceso a historias clínicas.
La revisión de Fernández-Alemán et al. identificó la formación de usuarios y personal como una cuestión relevante, aunque relativamente poco abordada en la literatura revisada en aquel momento.
La protección de datos también requiere medidas físicas.
Los documentos y equipos deben estar protegidos frente a accesos no autorizados.
Los armarios que contengan documentación sensible deben mantenerse cerrados cuando corresponda.
Las zonas de archivo deben disponer de controles adecuados.
También debe prestarse atención a la eliminación de documentos.
No resulta suficiente tirar documentación confidencial a una papelera convencional.
Los dispositivos USB, discos externos y otros soportes pueden representar riesgos.
No deben utilizarse dispositivos desconocidos en equipos sanitarios.
La descarga de archivos desde fuentes no autorizadas puede introducir programas maliciosos.
Las políticas de seguridad de la organización deben determinar qué dispositivos pueden utilizarse.
El personal administrativo debe respetar estas normas, aunque el dispositivo parezca aparentemente seguro.
El desarrollo de modalidades de trabajo remoto ha aumentado la importancia de la seguridad fuera del centro sanitario.
Cuando se permite el teletrabajo, deben utilizarse los mecanismos autorizados.
No debería accederse a información sanitaria desde redes públicas o equipos personales sin las medidas de seguridad correspondientes.
La información sanitaria debe permanecer protegida independientemente del lugar desde el que se acceda.
Un incidente de seguridad puede producirse de diferentes maneras.
Algunos ejemplos son:
- Envío de información al destinatario equivocado.
- Pérdida de documentación.
- Pérdida de un dispositivo.
- Acceso indebido a un expediente.
- Revelación accidental de información.
- Robo de credenciales.
- Uso indebido de una cuenta.
- Apertura de archivos maliciosos.
- Acceso de una persona no autorizada.
Lo importante es que los trabajadores sepan qué hacer cuando se produce un incidente.
Ocultar un error puede aumentar sus consecuencias.
Debe existir un procedimiento interno para comunicar rápidamente la incidencia al responsable correspondiente.
Importancia de comunicar los errores:
Un trabajador puede sentir preocupación o miedo al comunicar que ha cometido un error.
Sin embargo, la comunicación temprana puede permitir adoptar medidas para reducir las consecuencias.
Por ejemplo, si se envía accidentalmente un documento a un destinatario equivocado y el incidente se comunica inmediatamente, la organización puede activar los procedimientos correspondientes.
Si el trabajador intenta ocultarlo, la organización puede tardar más tiempo en conocer lo sucedido.
Por ello, debe fomentarse una cultura de seguridad en la que la comunicación de incidentes forme parte de la mejora y prevención.
Los sistemas electrónicos pueden registrar determinados accesos y modificaciones.
Estos registros permiten realizar auditorías.
Una auditoría puede ayudar a detectar patrones inusuales.
Por ejemplo, si un trabajador consulta repetidamente expedientes que no guardan relación con sus funciones, puede ser necesario analizar la situación.
El objetivo de la auditoría no debe ser únicamente sancionador.
También debe servir para identificar vulnerabilidades y mejorar los procedimientos.
El principio de minimización establece que deben utilizarse únicamente los datos adecuados, pertinentes y necesarios para la finalidad correspondiente1.
Este principio tiene una aplicación práctica sencilla.
Si un trámite administrativo requiere determinados datos, no es necesario consultar información adicional que no sea relevante.
El trabajador debe evitar acceder a información simplemente porque aparece disponible en el sistema.
La minimización también reduce la exposición innecesaria de información sensible.
La protección de datos también incluye la obligación de mantener información correcta.
Un dato incorrecto puede producir consecuencias administrativas.
Por ejemplo, un número de teléfono equivocado puede impedir una comunicación importante.
Una dirección incorrecta puede provocar el envío de documentación al lugar equivocado.
Por ello, la seguridad y la calidad de los datos están relacionadas.
El RGPD establece que los datos deben ser exactos y mantenerse actualizados cuando sea necesario.
Acceso por perfiles profesionales:
La utilización de perfiles de acceso es una estrategia importante.
Los sistemas deberían asignar permisos en función de las funciones desempeñadas.
Un administrativo no necesita necesariamente disponer de los mismos permisos que un profesional clínico.
La revisión periódica de estos permisos también es necesaria.
Cuando un trabajador cambia de puesto o deja la organización, sus permisos deben modificarse o revocarse conforme a los procedimientos establecidos.
Seguridad informática y seguridad organizativa:
La seguridad de la información no puede depender únicamente de programas antivirus, cortafuegos o sistemas de autenticación.
La literatura científica ha identificado tanto medidas técnicas como organizativas.
La revisión de Rezaeibagha et al. señaló la relevancia de características como el control de acceso, mecanismos de consentimiento, políticas, regulación, interoperabilidad y técnicas criptográficas.
Por tanto, la seguridad debe abordarse de manera integral.
Responsabilidad del personal administrativo:
El administrativo sanitario tiene una responsabilidad concreta dentro del sistema.
No corresponde a este profesional diseñar las medidas de ciberseguridad de la organización, pero sí utilizar correctamente las herramientas disponibles.
Su responsabilidad puede incluir:
- Mantener la confidencialidad.
- Utilizar correctamente sus credenciales.
- Evitar accesos innecesarios.
- Proteger documentos.
- Verificar destinatarios.
- Seguir los procedimientos.
- Evitar conversaciones sensibles en espacios públicos.
- Comunicar incidentes.
- Participar en la formación.
- Respetar los permisos de acceso.
Estas acciones pueden parecer sencillas, pero constituyen una parte fundamental de la seguridad.
Buenas prácticas administrativas:
Como resumen práctico, el personal administrativo debería aplicar una serie de hábitos cotidianos.
Entre ellos destacan:
Historias clínicas electrónicas:
Sin embargo, también presentan riesgos.
Interoperabilidad y privacidad:
Esto puede mejorar la continuidad asistencial.
Una persona debe poder proporcionar información relevante sobre su salud sin temor a que sea difundida de forma indebida.
Formación del personal administrativo
Debería incluir:
- Protección de datos personales.
- Confidencialidad.
- Gestión de contraseñas.
- Uso seguro de aplicaciones.
- Atención telefónica.
- Atención presencial.
- Gestión de documentos.
- Envío de información.
- Identificación del paciente.
- Gestión de incidentes.
- Uso de dispositivos externos.
- Acceso a historias clínicas.
La revisión de Fernández-Alemán et al. identificó la formación de usuarios y personal como una cuestión relevante, aunque relativamente poco abordada en la literatura revisada en aquel momento4.
- No compartir nunca las contraseñas.
- Bloquear el ordenador cuando se abandona el puesto.
- No consultar expedientes por curiosidad.
- No hablar de pacientes en zonas donde puedan ser escuchados por terceros.
- Verificar la identidad antes de facilitar información.
- Comprobar cuidadosamente los destinatarios antes de enviar documentación.
- No dejar documentos sensibles visibles.
- Utilizar exclusivamente los canales autorizados.
- Comunicar cualquier incidente.
- Mantener actualizados los datos administrativos.
- No utilizar dispositivos personales para almacenar información sanitaria sin autorización.
- Respetar los perfiles de acceso.
- Participar en las actividades formativas.
- Consultar al responsable cuando exista una duda.
Importancia de una cultura de seguridad
Las medidas de protección de datos son más eficaces cuando forman parte de la cultura organizativa.
Una cultura de seguridad implica que todos los profesionales comprenden que la información sanitaria es responsabilidad de toda la organización.
No se trata únicamente de cumplir una norma.
Se trata de proteger la intimidad de las personas.
El paciente debe poder confiar en que la información que proporciona al sistema sanitario será utilizada únicamente para los fines correspondientes y estará protegida frente a accesos indebidos.
La transformación digital seguirá aumentando la cantidad de información sanitaria disponible.
La inteligencia artificial, la telemedicina, las aplicaciones móviles, los sistemas interoperables y las plataformas de intercambio de información plantean nuevas oportunidades y nuevos riesgos.
La protección de datos deberá adaptarse a estos cambios.
Los trabajadores administrativos también tendrán que adquirir nuevas competencias digitales.
La formación deberá evolucionar junto con las tecnologías utilizadas.
La seguridad debe considerarse un proceso continuo y no una actuación puntual.
La protección de datos y la confidencialidad constituyen elementos fundamentales de la actividad sanitaria. Los datos relativos a la salud poseen una especial sensibilidad y cuentan con una protección reforzada en el ordenamiento jurídico europeo y español.
El personal administrativo desempeña un papel importante en la protección de esta información. Aunque sus funciones no sean directamente asistenciales, participa en numerosos procesos que implican acceso, registro, modificación, archivo y transmisión de datos personales.
La confidencialidad debe aplicarse tanto a los sistemas informáticos como a las situaciones presenciales, telefónicas y documentales.
La digitalización de las historias clínicas ha mejorado la disponibilidad y el intercambio de información, pero también ha aumentado la necesidad de establecer mecanismos adecuados de control de acceso, autenticación, auditoría y seguridad. La literatura científica muestra que la protección de los sistemas electrónicos requiere combinar medidas técnicas y organizativas4,5.
El acceso a la información debe estar relacionado con las funciones profesionales. Tener la capacidad técnica para consultar un expediente no significa disponer de autorización para hacerlo.
La formación de los trabajadores constituye una medida preventiva esencial. El personal administrativo debe conocer las normas y, especialmente, saber cómo aplicarlas en situaciones cotidianas como la atención telefónica, la gestión de documentos, el envío de correos electrónicos o la utilización de historias clínicas electrónicas.
También resulta imprescindible disponer de procedimientos claros para comunicar incidentes de seguridad. La detección y comunicación temprana de un error puede permitir a la organización reducir sus consecuencias y evitar que vuelva a producirse.
La protección de datos debe integrarse en la cultura de calidad de los centros sanitarios. No debe percibirse únicamente como una obligación legal, sino como una responsabilidad ética hacia las personas atendidas.
La confianza de los pacientes depende, entre otros factores, de que perciban que su información está protegida. La evidencia disponible muestra que las preocupaciones sobre privacidad forman parte de la percepción de los usuarios respecto al intercambio de información sanitaria6
En definitiva, la seguridad de la información sanitaria es una responsabilidad compartida. El personal administrativo constituye una pieza esencial de este sistema porque se encuentra presente en numerosos puntos del circuito de información.
Aplicar medidas sencillas como verificar la identidad, limitar los accesos, proteger las contraseñas, evitar conversaciones confidenciales en lugares inadecuados, revisar los destinatarios antes de enviar documentos y comunicar los incidentes permite reducir riesgos y mejorar la seguridad.
La correcta protección de los datos sanitarios no solo contribuye al cumplimiento de la normativa vigente, sino que también protege la intimidad de los pacientes, favorece la confianza en los servicios sanitarios y contribuye a una atención de mayor calidad.
- European Parliament, Council of the European Union. Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data. Off J Eur Union. 2016;L119:1-88.
- España. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. Boletín Oficial del Estado. 2018;294.
- España. Ley 41/2002, de 14 de noviembre, básica reguladora de la autonomía del paciente y de derechos y obligaciones en materia de información y documentación clínica. Boletín Oficial del Estado. 2002;274.
- Fernández-Alemán JL, Señor IC, Lozoya PAO, Toval A. Security and privacy in electronic health records: a systematic literature review. J Biomed Inform. 2013;46(3):541-562. doi:10.1016/j.jbi.2012.12.003.
- Rezaeibagha F, Win KT, Susilo W. A systematic literature review on security and privacy of electronic health record systems: technical perspectives. Health Inf Manag. 2015;44(3):23-38. doi:10.1177/183335831504400304.
- Shen N, Bernier T, Sequeira L, Strauss J, Silver MP, Khanna S, et al. Understanding the patient privacy perspective on health information exchange: a systematic review. Int J Med Inform. 2019;125:1-12. doi:10.1016/j.ijmedinf.2019.01.014.
