AUTORES
- Rosa María Gracia Martínez. Hospital Universitario Miguel Servet. Servicio Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
- Salvador Gracia Martínez. Hospital Universitario Miguel Servet. Servicio Aragonés de Salud. Zaragoza, España.
La calidad de los datos constituye un elemento fundamental para el funcionamiento eficiente de las organizaciones sanitarias. El personal administrativo participa de forma directa en la recogida, registro, actualización, validación y transmisión de numerosos datos relacionados con los pacientes y con la actividad asistencial. Los errores en estos procesos pueden afectar a la identificación del paciente, gestión de citas, elaboración de estadísticas, planificación de recursos, facturación, continuidad asistencial y toma de decisiones. El objetivo de este trabajo es analizar la importancia de la calidad de los datos administrativos sanitarios y describir las principales estrategias que pueden aplicar los profesionales administrativos para mejorar su exactitud, integridad, consistencia y oportunidad. Se realizó una revisión narrativa de normativa española, documentación institucional y literatura científica relacionada con calidad de datos, sistemas de información sanitaria y datos administrativos hospitalarios. La evidencia disponible muestra que los problemas de calidad pueden estar relacionados con factores humanos, procedimientos inadecuados, documentación insuficiente, diseño de los sistemas, duplicidades, valores ausentes y errores de codificación. La normalización de los datos, la formación del personal, la existencia de protocolos, las comprobaciones automáticas y las auditorías periódicas son herramientas útiles para prevenir y detectar errores. La calidad de los datos no debe considerarse únicamente una responsabilidad informática, sino una competencia transversal en la que participa todo el personal que interviene en el proceso de información. Una gestión administrativa basada en datos completos, correctos, actualizados y coherentes contribuye a mejorar la eficiencia organizativa y la calidad de la atención sanitaria.
PALABRAS CLAVE
Exactitud de los datos, sistemas de información en salud, administración hospitalaria, registros electrónicos de salud; gestión de la información en salud.
Data quality is a fundamental component of efficient healthcare organizations. Administrative staff participate directly in the collection, registration, updating, validation and transmission of patient and healthcare activity data. Errors in these processes may affect patient identification, appointment management, statistics, resource planning, billing, continuity of care and decision-making. The aim of this paper is to analyze the importance of healthcare administrative data quality and describe strategies that administrative professionals can apply to improve accuracy, completeness, consistency and timeliness. A narrative review of Spanish regulations, institutional documents and scientific literature on data quality, health information systems and hospital administrative data was conducted. Available evidence indicates that data quality problems may be associated with human factors, inadequate procedures, incomplete documentation, system design, duplicate records, missing values and coding errors. Data standardization, staff training, clear procedures, automated validation and periodic audits are useful tools for preventing and detecting errors. Data quality should not be considered exclusively an information technology responsibility, but rather a shared competence involving all professionals participating in information management. Administrative management based on complete, accurate, current and consistent data can contribute to organizational efficiency and healthcare quality.
KEY WORDS
Data accuracy, health information systems, hospital administration, electronic health records, health information management.
Las organizaciones sanitarias generan diariamente una cantidad elevada de información. Cada admisión, consulta, cita, derivación, ingreso, alta, prueba diagnóstica o procedimiento asistencial produce datos que posteriormente pueden ser utilizados para la atención de los pacientes, la organización de los servicios, la planificación de recursos, la evaluación de la actividad y la toma de decisiones.
Dentro de este proceso, el personal administrativo desarrolla una función esencial. Aunque su actividad no sea directamente asistencial, participa en numerosas fases del ciclo de vida de la información. La identificación del paciente, la creación o actualización de registros, la gestión de agendas, la introducción de datos administrativos, la recepción de documentación, la tramitación de solicitudes y la elaboración de determinados registros constituyen actividades que pueden condicionar la calidad de la información disponible.
La calidad de los datos no debe limitarse al hecho de que un campo esté cumplimentado. Un registro puede estar completo y, sin embargo, contener información incorrecta. Del mismo modo, un dato puede ser correcto en el momento de su introducción, pero quedar desactualizado posteriormente. Por ello, la calidad debe contemplar diferentes dimensiones, entre ellas la exactitud, integridad, consistencia, oportunidad, plausibilidad y fiabilidad¹.
En el ámbito sanitario, la importancia de estos aspectos aumenta debido a la relación existente entre información administrativa y actividad asistencial. Un error en un dato identificativo puede provocar problemas de asignación de citas o documentación. Una fecha incorrecta puede alterar determinados registros. Un dato administrativo desactualizado puede dificultar la comunicación con el paciente. Una duplicidad puede fragmentar información y dificultar la correcta identificación del episodio asistencial.
La normalización constituye otro elemento esencial. En España, el Real Decreto 1093/2010 establece un conjunto mínimo de datos para determinados documentos clínicos del Sistema Nacional de Salud y establece criterios destinados a facilitar la interoperabilidad y homogeneidad de la información². Esto demuestra que la calidad de la información no depende únicamente de la persona que introduce el dato, sino también de la existencia de estructuras y estándares comunes.
La Organización Mundial de la Salud considera que la calidad de los datos de los establecimientos sanitarios es fundamental para poder realizar análisis útiles y tomar decisiones adecuadas. Para ello, recomienda mecanismos de revisión periódica que permitan detectar problemas de integridad, consistencia y otros aspectos de la calidad³.
En consecuencia, mejorar la calidad de los datos administrativos debe considerarse una estrategia de mejora de la gestión sanitaria. El personal administrativo puede contribuir de manera significativa mediante una adecuada introducción de la información, aplicación de protocolos, detección de errores y comunicación de incidencias.
Analizar la importancia de la calidad de los datos administrativos sanitarios como herramienta para mejorar la gestión y organización de los servicios sanitarios.
- Identificar las principales dimensiones que determinan la calidad de los datos sanitarios.
- Analizar los errores más frecuentes relacionados con la gestión administrativa de la información.
- Describir las consecuencias que puede generar una información administrativa incorrecta o incompleta.
- Analizar el papel del personal administrativo en la mejora de la calidad de los registros.
- Identificar medidas preventivas y procedimientos de control aplicables a la actividad administrativa.
- Destacar la importancia de la formación y de la normalización de los sistemas de información.
Se realizó una revisión narrativa de la literatura científica y documentación normativa relacionada con la calidad de los datos administrativos sanitarios.
Se consultaron publicaciones científicas indexadas en PubMed, documentación de organismos sanitarios internacionales y normativa española relacionada con la gestión y normalización de la información sanitaria.
Los términos utilizados para orientar la búsqueda incluyeron calidad de datos, datos administrativos sanitarios, sistemas de información sanitaria, registros electrónicos, exactitud, integridad, consistencia y gestión hospitalaria.
Se seleccionaron documentos que abordaban específicamente las dimensiones de calidad de los datos, los factores asociados a los errores de información, los mecanismos de evaluación y las estrategias de mejora.
Se excluyeron documentos que no presentaban relación directa con la gestión de información sanitaria o cuyo contenido no aportaba elementos aplicables al ámbito administrativo.
La información seleccionada se organizó en diferentes áreas: dimensiones de la calidad, causas de los errores, repercusiones de los datos deficientes, responsabilidad del personal administrativo, herramientas de validación y estrategias de mejora.
Al tratarse de una revisión narrativa, no se utilizaron datos identificativos de pacientes ni historias clínicas reales, por lo que no fue necesaria la intervención de participantes ni la recogida de datos personales.
Concepto de calidad de los datos sanitarios:
La calidad de los datos puede entenderse como el grado en que la información registrada resulta adecuada para el propósito para el que va a utilizarse. Esta definición implica que un dato no debe valorarse únicamente por su existencia, sino también por su exactitud, coherencia, actualidad y utilidad.
Una revisión sistemática reciente identificó diferentes dimensiones de la calidad de los datos en los sistemas de información sanitaria, destacando especialmente la exactitud, integridad y oportunidad⁴. Estos elementos tienen una aplicación directa en el trabajo administrativo.
La exactitud implica que el dato registrado representa correctamente la realidad. Por ejemplo, el número de teléfono de un paciente debe corresponder al número facilitado por este y no contener errores de transcripción.
La integridad se relaciona con la ausencia de información necesaria. Un registro incompleto puede dificultar una gestión posterior, aunque los datos que sí aparecen sean correctos.
La consistencia implica que los datos sean compatibles entre diferentes registros y sistemas. Si un paciente aparece con información diferente en dos aplicaciones utilizadas por el mismo centro, pueden producirse problemas de gestión.
La oportunidad o actualidad hace referencia a que la información esté disponible en el momento adecuado y represente la situación vigente. Los datos personales pueden cambiar y requieren mecanismos que permitan mantenerlos actualizados.
La plausibilidad permite detectar valores que, aunque estén correctamente introducidos desde el punto de vista formal, resultan poco razonables en relación con el contexto.
Estas dimensiones deben ser conocidas por el personal que participa en la introducción y gestión de la información.
El papel del personal administrativo
El personal administrativo es uno de los principales responsables de la calidad de determinados datos que entran inicialmente en los sistemas de información.
En muchas organizaciones, la primera información que se registra sobre un paciente procede de una interacción administrativa. Datos como nombre, apellidos, fecha de nacimiento, dirección, teléfono, correo electrónico, documentación identificativa, datos de aseguramiento o información relacionada con la cita pueden ser introducidos o modificados durante este proceso.
Una incorrecta introducción puede mantenerse durante largos periodos si no existen mecanismos de revisión.
Por ejemplo, un error en un número de teléfono puede dificultar posteriormente la comunicación de una cita. Un error en la dirección puede provocar que determinada documentación no llegue correctamente. Una fecha de nacimiento incorrecta puede generar dificultades para distinguir entre personas con nombres similares.
Por tanto, el administrativo no debe considerar la introducción de datos como una tarea puramente mecánica. Cada registro tiene una finalidad y puede ser utilizado posteriormente por otros profesionales y departamentos.
Identificación y prevención de duplicidades
Las duplicidades constituyen uno de los problemas que pueden afectar a la calidad de las bases de datos sanitarias.
Una duplicidad puede producirse cuando una misma persona aparece registrada más de una vez en un sistema. Esto puede suceder por errores en la identificación, utilización de datos diferentes o creación de un nuevo registro sin comprobar previamente si existe uno anterior.
Las consecuencias pueden ser relevantes. La información puede quedar distribuida entre diferentes registros, dificultando la recuperación de antecedentes administrativos y generando confusión en la gestión de citas o documentación.
El personal administrativo puede contribuir a prevenir las duplicidades realizando búsquedas previas y utilizando los identificadores establecidos por el centro.
Cuando se detecte una posible duplicidad, no debería crearse automáticamente un nuevo registro. Debe seguirse el procedimiento establecido para su comprobación y, cuando corresponda, solicitar la intervención de la unidad responsable de la gestión de pacientes o de los sistemas de información.
Errores de introducción de datos:
Los errores humanos constituyen una fuente importante de problemas de calidad. Una revisión sistemática sobre datos administrativos hospitalarios identificó 105 posibles causas de problemas de calidad, clasificadas en categorías relacionadas con el personal, los materiales, los métodos, la tecnología, la misión y la gestión. Los factores relacionados con el personal representaron una proporción importante de las causas identificadas⁵.
Esto pone de manifiesto que mejorar la calidad no consiste simplemente en exigir al trabajador que cometa menos errores. Es necesario analizar por qué se producen.
Entre las causas pueden encontrarse la falta de formación, procedimientos poco claros, exceso de carga de trabajo, interfaces poco intuitivas, ausencia de validaciones automáticas, interrupciones frecuentes o instrucciones contradictorias.
Una organización que pretenda mejorar la calidad de sus datos debería analizar el proceso completo y no limitarse a responsabilizar al trabajador cuando aparece un error.
Diseño de los sistemas informáticos:
La calidad de los datos también está relacionada con el diseño de las aplicaciones.
Un sistema que permite introducir cualquier valor sin comprobación puede facilitar la aparición de errores. Por el contrario, determinadas validaciones pueden impedir que se registren datos claramente incompatibles.
Por ejemplo, un sistema puede comprobar que un campo obligatorio no quede vacío, que una fecha tenga un formato correcto o que un determinado código pertenezca a un catálogo autorizado.
Las herramientas automáticas no sustituyen al trabajador, pero pueden actuar como una barrera adicional.
Una revisión sistemática sobre evaluación de calidad de historias clínicas electrónicas mostró que la integridad, corrección, concordancia y plausibilidad son dimensiones evaluadas con frecuencia y que continúa existiendo heterogeneidad en las metodologías utilizadas para medir la calidad⁶.
Esto significa que las organizaciones deberían establecer criterios propios y definir qué dimensiones de calidad son prioritarias en cada proceso.
Normalización y estandarización:
La normalización permite que diferentes trabajadores y sistemas interpreten los datos de una manera homogénea.
El Real Decreto 1093/2010 establece un conjunto mínimo de datos para diferentes documentos clínicos del Sistema Nacional de Salud y contempla formatos, valores, estándares y elementos destinados a facilitar la interoperabilidad².
Para el personal administrativo, la normalización se traduce en utilizar correctamente los campos disponibles, evitar abreviaturas no autorizadas y seguir las instrucciones establecidas para introducir determinados datos.
La utilización de catálogos y valores predefinidos puede reducir la variabilidad.
Por ejemplo, si un mismo concepto puede registrarse mediante múltiples denominaciones, posteriormente puede resultar difícil realizar búsquedas o elaborar estadísticas. En cambio, la utilización de valores normalizados facilita la agrupación y análisis de la información.
La estandarización también favorece la continuidad de los procesos cuando diferentes profesionales trabajan sobre el mismo registro.
Importancia de la actualización de los datos:
Los datos administrativos no son estáticos. Las personas pueden cambiar de domicilio, número de teléfono, correo electrónico, situación administrativa o cobertura sanitaria.
Por este motivo, la actualización debe considerarse una actividad permanente.
No resulta suficiente introducir correctamente un dato en el momento del alta del paciente. Es necesario establecer mecanismos que permitan detectar y corregir cambios posteriores.
La actualización puede realizarse durante diferentes contactos administrativos. Por ejemplo, durante la admisión, gestión de una cita o realización de un trámite, el trabajador puede comprobar si determinados datos continúan siendo correctos.
Sin embargo, estas comprobaciones deben realizarse siguiendo los procedimientos de la organización y respetando las normas de protección de datos.
La información actualizada permite mejorar la comunicación con los usuarios y facilita diferentes procesos de gestión.
Consecuencias de los datos incorrectos:
Los errores administrativos pueden tener consecuencias que van más allá del trabajo burocrático.
Una información incorrecta puede generar duplicación de registros, pérdida de tiempo, necesidad de realizar gestiones adicionales y utilización ineficiente de los recursos.
También puede afectar a la elaboración de estadísticas. Si determinados episodios no se registran correctamente o existen errores sistemáticos en las variables, los indicadores obtenidos pueden no representar adecuadamente la actividad real.
La Organización Mundial de la Salud señala que los datos de los establecimientos sanitarios son necesarios para la gestión de los centros, la planificación, el seguimiento de los servicios y la monitorización del rendimiento³. Por ello, cuando los datos presentan problemas de calidad, las decisiones basadas en ellos pueden verse condicionadas.
La calidad de la información tiene, por tanto, una dimensión organizativa. Una dirección que dispone de datos incorrectos puede tomar decisiones poco adecuadas sobre distribución de recursos, necesidades de personal o planificación de actividades.
Calidad de los datos y eficiencia:
La mejora de la calidad de los datos puede contribuir a reducir el trabajo innecesario.
Cuando una información se registra correctamente desde el principio, disminuye la necesidad de realizar correcciones posteriores.
Por el contrario, los errores pueden generar llamadas telefónicas, duplicación de gestiones, revisión manual de documentos y comunicación entre diferentes departamentos para resolver incidencias.
Esta situación puede consumir tiempo tanto del personal administrativo como de otros profesionales.
La calidad debe considerarse, por tanto, una inversión organizativa. Dedicar unos segundos adicionales a comprobar un dato puede evitar posteriormente una cadena de actuaciones destinadas a corregir un error.
Auditorías y controles de calidad:
Las auditorías constituyen una herramienta útil para comprobar la calidad de los datos.
No necesariamente deben realizarse sobre la totalidad de los registros. Pueden establecerse revisiones periódicas de determinadas variables o procesos considerados críticos.
Entre los elementos susceptibles de revisión se encuentran los registros duplicados, campos vacíos, formatos incorrectos, inconsistencias entre sistemas, datos desactualizados y determinados errores de codificación.
La OMS propone mecanismos de revisión de calidad que incluyen análisis de integridad, consistencia y verificación de datos³.
Los resultados de estas revisiones deberían utilizarse para identificar las causas de los problemas y establecer medidas correctoras.
Una auditoría no debe plantearse únicamente como un mecanismo para localizar responsables. Su objetivo principal debería ser detectar oportunidades de mejora.
Formación del personal administrativo
La formación es uno de los elementos esenciales para mantener la calidad de la información.
El trabajador necesita conocer qué datos debe introducir, qué formato debe utilizar, qué información debe comprobar y qué procedimiento debe seguir cuando detecta una incidencia.
La formación inicial debería complementarse con actividades periódicas de actualización.
Además, puede resultar útil elaborar instrucciones breves y accesibles para los procesos que presentan mayor dificultad. Estas instrucciones pueden incluir ejemplos de errores frecuentes y la forma correcta de resolverlos.
La formación debe incorporar también aspectos relacionados con la confidencialidad y protección de datos. Una correcta calidad de la información no puede separarse de una gestión segura de la misma.
Indicadores para medir la calidad:
Una organización no puede mejorar aquello que no mide.
Por ello, puede resultar útil establecer indicadores específicos de calidad de datos.
Algunos ejemplos aplicables a la gestión administrativa son:
- Porcentaje de registros con campos obligatorios completos.
- Número de registros duplicados detectados.
- Porcentaje de datos actualizados durante un periodo determinado.
- Número de errores detectados en auditorías.
- Tiempo medio empleado en corregir incidencias.
- Porcentaje de registros que cumplen los formatos establecidos.
- Número de incidencias comunicadas relacionadas con errores de identificación.
Estos indicadores deben interpretarse de acuerdo con las características de cada centro.
No se trata de establecer una competencia entre trabajadores, sino de identificar problemas y evaluar si las medidas implantadas están produciendo mejoras.
La calidad de los datos debe formar parte de la cultura de la organización.
Si los trabajadores perciben la calidad como una exigencia exclusivamente administrativa, pueden limitarse a cumplir formalmente los procedimientos. En cambio, si comprenden que la información que registran será utilizada por otros profesionales y puede influir en la organización de los servicios, adquieren una mayor conciencia sobre la importancia de su actividad.
La responsabilidad debe ser compartida entre profesionales administrativos, personal sanitario, responsables de sistemas de información y dirección.
Los problemas de calidad suelen tener múltiples causas. La revisión realizada por Carvalho et al. mostró precisamente que las causas pueden relacionarse con personas, documentación, métodos, tecnología y gestión⁵.
Por ello, la mejora debe abordarse desde una perspectiva global.
La calidad de los datos administrativos sanitarios constituye un elemento esencial para el funcionamiento eficiente de los centros sanitarios. La información registrada por el personal administrativo puede utilizarse posteriormente para la atención al paciente, organización de citas, coordinación entre servicios, elaboración de indicadores, planificación de recursos y toma de decisiones.
La calidad debe contemplar diferentes dimensiones, entre ellas exactitud, integridad, consistencia, oportunidad, plausibilidad y fiabilidad. Un dato incorrecto, incompleto o desactualizado puede generar consecuencias administrativas y organizativas y, en determinadas circunstancias, afectar indirectamente a la continuidad de la atención.
El personal administrativo desempeña un papel fundamental porque participa en numerosos puntos de entrada y actualización de la información. La correcta identificación del paciente, prevención de duplicidades, comprobación de datos, utilización de formatos normalizados y comunicación de incidencias son actuaciones que contribuyen directamente a mejorar la calidad.
La normalización de la información y la interoperabilidad constituyen también elementos relevantes. La existencia de estándares y conjuntos mínimos de datos facilita que diferentes sistemas puedan intercambiar información de manera más homogénea².
Las herramientas tecnológicas pueden ayudar mediante validaciones automáticas, controles de formato y detección de inconsistencias, pero no sustituyen la responsabilidad de los profesionales.
La formación continuada y la existencia de protocolos claros deben acompañar a cualquier estrategia de mejora. Asimismo, las auditorías periódicas permiten detectar errores y analizar sus causas.
En definitiva, la calidad de los datos administrativos debe considerarse una responsabilidad compartida y una parte integrante de la calidad sanitaria. Una información correcta, completa, coherente y actualizada facilita una gestión más eficiente, reduce tareas innecesarias y proporciona una base más fiable para la planificación y toma de decisiones.
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- Carvalho R, Lobo M, Oliveira M, Oliveira AR, Lopes F, Souza J, et al. Analysis of root causes of problems affecting the quality of hospital administrative data: a systematic review and Ishikawa diagram. Int J Med Inform. 2021;156:104584.
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