Optimización de procesos sanitarios mediante el uso de excel

AUTORES

1. Marcos Jaime Elpón. Auxiliar Administrativo. Aragón, España.
2. María Cristina Escuder Pérez. Auxiliar Administrativo. Aragón, España.
3. Miriam Revuelta Vicente. Auxiliar Administrativo. Aragón, España.
4. María Susín Estremé. Enfermera. Aragón, España.
5. Irene Gracia Gisbert. Auxiliar Administrativo y Conductor. Aragón, España.
6. Ana Cristina Carbonel De Mesa. Auxiliar Administrativo. Aragón, España.

RESUMEN

En los últimos años, los servicios sanitarios han sufrido una importante transformación y avance a la hora de gestionar la información. El aumento de datos generados diariamente ya sea en el área sanitaria o administrativa, ha hecho imprescindible la incorporación de herramientas digitales que permitan organizar la información de manera eficiente y con ello, facilitar el trabajo de los profesionales de este ámbito.

Podemos señalar que Excel se ha convertido en un recurso digital de gran utilidad ya que, permite mejorar la organización y contribuir a una gestión más eficiente de los servicios de salud.

OBJETIVO: El objetivo principal fue analizar y evaluar la evidencia científica disponible sobre la utilización de la herramienta de Microsoft Excel en la optimización de procesos asistenciales sanitarios, identificando los beneficios y limitaciones en la gestión clínica y administrativa.

METODOLOGÍA: Se realizó una revisión de la literatura aportada de las bases de datos de Dialnet, PubMed y Cochrane library. Se establecieron unos criterios de inclusión y de exclusión para acotar la búsqueda bibliográfica.

RESULTADOS: Los estudios que se han descrito previamente muestran que Excel es una herramienta útil en la gestión y análisis de datos clínicos, seguimientos de listadas de espera, limpieza de bases de datos clínicas y elaboración de informes sobre la calidad y actividad asistencial.

CONCLUSIÓN: Microsoft Excel es una herramienta muy utilizada en el ámbito sanitario por su facilidad de uso, accesibilidad y facilidad para gestionar información. Los estudios que se han encontrado y descrito demuestran que su aplicación puede ayudar a mejorar la organización en el trabajo también, permite agilizar el análisis de datos clínicos y facilita el seguimiento de indicadores asistenciales Es una herramienta que nos ayuda en la toma de decisiones dentro de los servicios de salud.

PALABRAS CLAVE

Gestión de la información en salud, sistemas de información en salud, sistemas de información hospitalaria, gestión sanitaria, administración hospitalaria, tecnología de la información en salud, digitalización, eficiencia organizacional, indicadores de gestión, procesamiento de datos, toma de decisiones y calidad de la atención de salud.

ABSTRACT

In recent years, healthcare services have undergone significant transformation and progress in information management. The increase in data generated daily—whether in clinical or administrative settings—has made it essential to incorporate digital tools that allow for the efficient organization of information and, in turn, facilitate the work of professionals in this field.

It is worth noting that Excel has become a highly useful digital resource, as it improves organization and contributes to more efficient management of healthcare services.

OBJECTIVE: The main objective was to analyze and evaluate the available scientific evidence on the use of Microsoft Excel in optimizing healthcare processes, identifying the benefits and limitations in clinical and administrative management.

METHODOLOGY: A literature review was conducted using data from the Dialnet, PubMed, and Cochrane Library databases. Inclusion and exclusion criteria were established to narrow the scope of the literature search.

RESULTS: The studies described above show that Excel is a useful tool for managing and analyzing clinical data, monitoring waiting lists, cleaning clinical databases, and generating reports on healthcare quality and activity.

CONCLUSION: Microsoft Excel is a widely used tool in the healthcare sector due to its ease of use, accessibility, and ability to manage information. The studies identified and described demonstrate that its application can help improve workplace organization, streamline the analysis of clinical data, and facilitate the monitoring of healthcare indicators. It is a tool that aids in decision-making within healthcare services.

KEY WORDS

Health information management, health information systems, hospital information systems, healthcare management, hospital administration, health information technology, digitalization, organizational efficiency, management indicators, data processing, decision making, and quality of healthcare.

INTRODUCCIÓN

En los últimos años, los servicios sanitarios han sufrido una importante transformación y avance a la hora de gestionar la información. El aumento de datos generados diariamente ya sea en el área sanitaria o administrativa, ha hecho imprescindible la incorporación de herramientas digitales que permitan organizar la información de manera eficiente y con ello, facilitar el trabajo de los profesionales de este ámbito.

Dentro de estas herramientas, destacamos el uso Microsoft Excel ya que, sigue siendo una buena elección por su sencillez, accesibilidad y facilidad de manejo. A pesar de que se han ido desarrollando programas más complejos y especializados en las diferentes áreas asistenciales, esta herramienta sigue siendo una elección muy demandada en los diferentes centros sanitarios para registrar y guardar información clínica, realizar cálculos, analizar datos y elaborar informes de la manera más rápida y práctica posible.

Su aplicación puede llegar desde la organización de agendas y el control de listas de espera hasta el seguimiento de indicadores de actividad o la elaboración de las distintas estadísticas. Excel nos permite gestionar información actualizada lo que nos facilita la planificación y el control dentro de los diferentes puestos de trabajo del ámbito sanitario.

Podemos señalar que Excel se ha convertido en un recurso digital de gran utilidad ya que, permite mejorar la organización y contribuir a una gestión más eficiente de los servicios de salud.

OBJETIVO

El objetivo principal fue analizar y evaluar la evidencia científica disponible sobre la utilización de la herramienta de Microsoft Excel en la optimización de procesos asistenciales sanitarios, identificando los beneficios y limitaciones en la gestión clínica y administrativa.

METODOLOGÍA

Se realiza una búsqueda bibliográfica en Dialnet, PubMed y Cochrane library formulando la siguiente pregunta PICO:

• P: Profesionales del servicio del ámbito sanitario que trabajan con información clínica, administrativa o asistencial.
• I: Utilización de la herramienta de Microsoft Excel para la gestión, análisis y seguimiento de datos sanitarios.
• C: Métodos convencionales de gestión de datos.
• O: Mejora en la eficiencia organizativa y en la gestión de la información.

Correspondiendo la siguiente cadena de búsqueda:

• PubMed: («Microsoft Excel» OR Excel) AND (Healthcare OR Health Care OR Hospital) AND (Management OR Administration OR Efficiency OR «Data Management»).
• Dialnet: (Excel AND sanitario) OR («Microsoft Excel» AND gestión sanitaria) OR (Excel AND procesos asistenciales).
• Cochrane Library: («Microsoft Excel» OR Spreadsheet) AND (Healthcare Management OR Health Information Systems OR Process Improvement).

Los criterios de inclusión que se emplearon en la búsqueda y revisión de la bibliografía fueron los siguientes:

• Estudios en inglés o español.
• Investigaciones relacionadas con gestión sanitaria, administración sanitaria y gestión de datos clínicos.
• Revisiones sistemáticas, estudios observacionales y artículos originales.

Así mismo, también se establecieron los siguientes criterios de exclusión:

• Estudios que se centraban de manera exclusiva en aspectos técnicos informáticos.
• Publicaciones sin acceso al resumen.
• Artículos duplicados entre bases de datos.
• Estudios que no guarden relación con la práctica sanitaria.

RESULTADOS

En la revisión “Requirements of Health Data Management Systems for Biomedical Care and Research: Scoping Review” se analizó la evolución de los sistemas de gestión de datos sanitarios y se remarca la importancia de herramientas accesibles para la recopilación y análisis de información clínica. Es importante señalar que una buena gestión de los datos favorece la calidad asistencial y la toma de decisiones en la organización¹.

Los autores del artículo “Business Process Management for optimizing clinical processes: A systematic literature review” realizaran una revisión sistemática sobre la gestión de procesos clínicos demostrando que, la estandarización y monitorización de indicadores mediante estas herramientas de gestión ayudan a mejorar la eficiencia asistencial y reducir tiempos².

Tchoukhine et al. mostró en su estudio que gracias al empleo de macros en Excel se facilita la limpieza y organización de grandes bases de datos clínicas, disminuyendo el tiempo dedicado a tareas administrativas y con ello, se produce una mejora en la calidad de los registros³.

Chaudhry B, Wang J, Wu S, et al. realizó una revisión sistemática dónde concluyó que las tecnologías de la información en salud mejoran la eficiencia organizativa y disminuyen errores. El estudio respalda el uso de herramientas digitales para la gestión sanitaria⁴.

Ahsan y Siddique realizaron una revisión sistemática sobre el uso de tecnologías digitales en el ámbito sanitario. Concluyen que la digitalización y el análisis de información son factores fundamentales para mejorar la eficiencia organizativa y con ello, la calidad asistencial⁵.

Los estudios que se han descrito previamente muestran que Excel es una herramienta útil en la gestión y análisis de datos clínicos, seguimientos de listas de espera, limpieza de bases de datos clínicas y elaboración de informes sobre la calidad y actividad asistencial.

Una de las principales ventajas que se remarcan es su bajo coste, facilidad de implementación y amplia disponibilidad. Sin embargo, también es importante señalar que se exponen limitaciones relacionadas con la seguridad de los datos en comparación con sistemas especializados⁶.

CONCLUSIÓN

Microsoft Excel es una herramienta muy utilizada en el ámbito sanitario por su facilidad de uso, accesibilidad y facilidad para gestionar información. Los estudios que se han encontrado y descrito demuestran que su aplicación puede ayudar a mejorar la organización en el trabajo también, permite agilizar el análisis de datos clínicos y facilita el seguimiento de indicadores asistenciales Es una herramienta que nos ayuda en la toma de decisiones dentro de los servicios de salud.

Su utilización permite gestionar un gran número de tareas administrativas y asistenciales dentro de la práctica clínica, favoreciendo así, una gestión más efectiva de los recursos actualmente disponibles. Además, al tratarse de una herramienta que es conocida por la mayor parte de los profesionales que trabajan dentro de los servicios sanitarios, su uso e implantación resulta sencilla y no se requiere de grandes inversiones económicas para su gestión y mantenimiento.

Por otra parte, hay que señalar que, aunque Excel ofrece una gran variedad de ventajas para el manejo y análisis de información, también, se presentan algunas limitaciones cuando se trabaja con una gran cantidad de datos o cuando hay que mantener un alto nivel de seguridad. Por este motivo, su uso debe tenerse presente como un complemento a los sistemas de información sanitarios más avanzados y seguros en cuanto a la protección de datos se refiere.

En conclusión, Excel representa una solución práctica, accesible y eficaz para apoyar la gestión sanitaria pero siempre teniendo presentes la confidencialidad de toda la gestión interna de los datos.

BIBLIOGRAFÍA

1. Ismail L, Materwala H, Karduck AP, Adem A. Requirements of Health Data Management Systems for Biomedical Care and Research: Scoping Review. J Med Internet Res. 2020;22(7):e17508.
2. De Ramón Fernández A, Ruiz Fernández D, Sabuco García Y. Business Process Management for optimizing clinical processes: A systematic literature review. Health Informatics J. 2020 Jun;26(2):1305-1320. doi: 10.1177/1460458219877092. Epub 2019 Oct 4. PMID: 31581880.
3. Tchoukhine E, et al. Using Macros in Microsoft Excel to Facilitate Cleaning of Research Data. J Investig Med High Impact Case Rep. 2021;9:1-7.
4. Chaudhry B, Wang J, Wu S, Maglione M, Mojica W, Roth E, et al. Systematic Review: Impact of Health Information Technology on Quality, Efficiency, and Costs of Medical Care. Ann Intern Med. 2006;144(10):742-752.
5. Ahsan MM, Siddique Z. Industry 4.0 in Health Care: A Systematic Review. arXiv. 2022;2201.06999.
6. Tanavalee C, Luksanapruksa P, Singhatggghnnvvghiosadxdanadgige W. Limitations of Using Microsoft Excel Version 2016 (MS Excel 2016) for Statistical Analysis for Medical Research. Clin Spine Surg. 2016 Jun;29(5):203-4. doi: 10.1097/BSD.0000000000000382. PMID: 27135620.