AUTORES
- Cristina Caballero García. Celadora Hospital Nuestra Señora de Gracia. Zaragoza.
- Ricardo Castellano Sánchez. Celador Hospital Clínico Zaragoza.
- Silvia Elena Arriaza Cruz. TCAE Hospital Nuestra Señora de Gracia. Zaragoza.
- Yolanda Fraj Cebrino. Celadora Hospital General Militar. Zaragoza.
- Beatriz Galisteo Padillo. Celadora Hospital Militar. Zaragoza.
- Juan Manuel Omedas Ladislao. Celador Hospital Miguel Servet. Zaragoza.
RESUMEN
El celador en Almacén se dedica a ubicar los materiales en los lugares designados para ello dentro del almacén. Identificar con etiquetas las estanterías y cajas. Colocación y retirada cuando proceda de las señales de stock bajo mínimo (amarillo) Picking o preparación de los pedidos de los diferentes servicios hospitalarios.
PALABRAS CLAVE
Almacén, pedido, materiales.
ABSTRACT
The Warehouse Warden is dedicated to locating the materials in the designated places within the warehouse. Identify shelves and boxes with labels. Placement and removal when appropriate of the low minimum stock signals (yellow) Picking or preparation of orders for the different services.
KEY WORDS
Warehouse, orders, materials.
DESARROLLO DEL TEMA
El almacén es el espacio físico del Servicio de Farmacia de un hospital destinado a la conservación de los medicamentos, materias primas o cualquier otro tipo de mercancías que deban ser conservadas o custodiadas bajo la responsabilidad de un farmacéutico.
El factor que se tendrá en cuenta a la hora de realizar el diseño de un almacén hospitalario será la optimización del espacio disponible.
Un almacén debe estar preparado para recibir, preparar y guardar cualquier tipo de mercancía.
Funciones que desempeña un almacén hospitalario:
Recepción de todos los productos necesarios solicitados a los proveedores externos para que la actividad de una Institución Sanitaria se lleve a cabo.
Establecer el control de calidad.
Almacenamiento de las mercancías.
Preparación y expedición de los pedidos.
La finalidad de un almacén en una Institución Sanitaria es garantizar el aprovisionamiento de las distintas unidades y servicios, en todo momento y a un coste razonable.
En un Hospital o Centro de Salud nos vamos a encontrar con dos almacenes, como mínimo, uno será el de farmacia y el otro el almacén general, que a su vez se puede subdividir en almacén de material de mantenimiento, almacén de material clínico fungible, etc. La figura del celador encargado del almacén está contemplada en el acuerdo del Consejo de ministros 26/06/1990 que modifica el Real Decreto Ley 3/1987, de 11 de septiembre1.
Principales funciones del celador de almacén:
Recibir las mercancías (será el encargado de aceptar o no los artículos) comprobando que el número de bultos que indica el albarán es el correcto (el control de los pedidos se realiza de forma cuantitativa).
Revisión del material recibido.
Cargar y descargar la mercancía.
Colocar los distintos artículos (mercancía recepcionada o suministros externos) en las estanterías del almacén.
Comprobar que los vales de pedido están cumplimentados correctamente (debiendo ir firmados por el responsable oportuno) para poder entregar el material solicitado.
Preparar y distribuir los suministros internos a las distintas plantas y servicios.
Realizar un inventario diario del material, tanto de las entradas como de las salidas.
Informar al responsable del almacén sobre las entradas de material.
Son objetivos fundamentales en el reparto de material la rapidez y la efectividad, por lo que el celador debe ser resolutivo a la vez que efectivo y seguro en su puesto de trabajo.
FASES EN LA TAREA DE SUMINISTRO:
SUMINISTRO:
Conjunto de tareas cuya finalidad es aprovisionar de materiales al almacén general del Hospital y a cada uno de los diferentes servicios sanitarios.
Los suministros pueden clasificarse en:
Externos: Son aquellos que abastecen al almacén general desde fuera procedentes de los distintos proveedores.
Internos: Son los productos distribuidos desde el almacén general del hospital o centro sanitario a las distintas unidades o servicios.
FASES2:
PREVISIÓN DE APROVISIONAMIENTO:
Es la primera fase que se debe realizar en la tarea de suministros y consiste en conocer las necesidades del material preciso y necesario para el buen funcionamiento de la Institución Sanitaria. Una vez establecidas las necesidades de los servicios y unidades del Centro Sanitario, se procede a gestionar la compra de los distintos productos a proveedores externos, y para ello se tendrá en cuenta un procedimiento reglado.
Las necesidades de material en el almacén general, normalmente se establecen con carácter anual.
La función de aprovisionamiento que cumple un almacén consiste en el control de que el centro tiene siempre la cantidad adecuada de los productos necesarios
PLANIFICACIÓN DE ADQUISICIONES:
Consiste en elaborar un plan de compras para adquirir las mercancías, es decir, qué es lo que se necesita comprar, cuanto se necesita, para cuando se necesita y con qué recursos se cuenta para la adquisición de los suministros externos que abastecen al almacén.
PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DE CONTRATACIÓN:
Modo de adquisición de los productos y servicios necesarios de un almacén, los cuales han de regirse por la Ley 9/2017, de 8 de noviembre, de Contratos del Sector Público.
Las Administraciones Públicas en general y las Instituciones Sanitarias Públicas en particular, están sujetas al procedimiento administrativo que establece la Ley de Contratos de las Administraciones.
PETICIÓN DEL MATERIAL:
Será la Sección Administrativa de Suministros quien proceda a la petición del material una vez gestionada la compra de la mercancía precisa.
El plazo de aprovisionamiento es el tiempo que tarda el proveedor en suministrar al almacén general del hospital un producto que dependerá de si este debe ser importado o no.
El control económico del almacén corresponde a la Unidad de Intervención.
RECEPCIÓN/REVISIÓN DE MERCANCÍAS:
La recepción y control/revisión de mercancías es la zona del almacén donde se efectúa la clasificación de los productos recibidos para su posterior ubicación en el mismo.
Al recibir una mercancía en el almacén se deben tomar los siguientes datos:
Número de pedido.
Nombre del proveedor.
El transportista entregará junto con la mercancía el albarán de entrega donde figura la relación de los productos.
La Sección Administrativa de Suministros tras recibir el pedido lo registrará.
Antes de proceder al almacenamiento de la mercancía se deben llevar a cabo las siguientes comprobaciones:
Comprobar que la cantidad de bultos coincida con el que aparece en el albarán de entrega.
Revisión de la mercancía, que puede controlarse por: el etiquetado, las unidades y los lotes de la mercancía.
Realizar el Control de calidad (la mercancía recibida se encuentra en buen estado), a través:
Dictamen. Informe emitido por el recepcionista del almacén sobre el estado de la mercancía.
Devolución al proveedor.
Entrada de rotos. Son los artículos que se admiten temporal o definitivamente bajo la indicación de rotos y que serán repuestos o reparados por el proveedor.
ALMACENAMIENTO DE LA MERCANCÍA:
Una vez recepcionada la mercancía se procede a su almacenamiento (a cada producto recibido se le asigna un código) donde quedará guardada de una forma ordenada para su posterior entrega, previa petición por las correspondientes unidades y servicios del hospital.
Almacenaje: estancia provisional de las mercancías en el almacén, lo que implica colocación, conservación y control de las existencias
Almacenar consiste en ubicar la mercancía de forma correcta, optimizando espacio y costes, para ello el almacén debe disponer de una buena organización:
Accesibilidad para llegar a todos los artículos, lo que genera facilidad a la hora de la realización del inventario.
Rotación controlada del stock.
La capacidad de almacenaje tiene que ser aprovechada al máximo posible.
Los criterios para la colocación de las mercancías en el almacén que son complementariedad, compatibilidad, popularidad o frecuencia y tamaño.
Dependiendo de las dimensiones del almacén y del volumen de las mercancías, el guardado de las mismas debe reunir ciertas características, como:
Posibilidad de formar palets de forma automática o manual.
Posibilidad de mezclar la mercancía precedente de distintos albaranes en un mismo palet.
Control de artículos de peso variable.
Permitir el uso de diferentes tecnologías.
Posibilidad de guardado parcial.
Posibilidad de mezcla de artículos en un hueco.
Información en tiempo real de los palets existentes.
Existen diversas formas de guardado del producto en el almacén:
Por la forma en la que se colocan las mercancías:
Almacenaje en bloque: Las mercancías se apilan unas junto a las otras sin dejar espacios, formando tantos bloques como productos tengamos en el almacén.
Almacenaje a granel: Las mercancías se colocan adosadas a las paredes o en el centro del almacén formando montones.
Almacenaje ordenado: Cada producto se almacena en el espacio reservado para él.
Almacenaje desordenado: Los productos recibidos se almacenan en el hueco libre que haya en ese momento en el almacén.
Por la utilización del espacio.
Almacenaje sin pasillos.
Almacenaje con pasillos.
El tipo de almacenaje más utilizado es una combinación de ambos sistemas, por la forma y por el espacio. El almacén del hospital dispondrá de los medios mecánicos suficientes y necesarios para la realización de un almacenaje correcto, es decir, que cada producto esté ubicado adecuadamente para facilitar la localización cuando los productos sean solicitados.
El material de una Institución Sanitaria se puede clasificar según sus características y duración, sanitario o no sanitario y por su peligrosidad infectiva.
La norma UNE-EN 12845. “Sistemas fijos de lucha contra incendios. Sistemas de rociadores automáticos”, limita la altura de almacenamiento en isla o bloques hasta un máximo de 7,60 metros para un adecuado funcionamiento de los rociadores automáticos de la instalación de protección contra incendios3.
MAPA DEL ALMACÉN:
Como su nombre indica es la representación de todas las zonas que forman el almacén, recibe también el nombre de “Layout”:
Zonas de carga y descarga (muelle).
Zona de recepción y control de mercancía.
Zona de almacenamiento.
Zona de “picking” o de preparación de pedidos.
Zona de expedición o salida de los productos.
Zona de oficinas.
Zonas especiales.
GESTIÓN DE STOCK:
Es la tarea más importante de todas las fases. Consiste en el control de las existencias de cada artículo para así evitar situaciones de desabastecimiento que darían lugar al incumplimiento de la labor asistencial encomendada. También podría definirse como la información que permite conocer en todo momento las entradas, las salidas y las existencias 4.
Stock se define como la cantidad de productos que se encuentran en el almacén.
Para gestionar los stocks en un almacén se ha de tener en cuenta:
Intervalo de tiempo entre un pedido y otro.
Control de material.
Material de reserva.
CONCLUSIÓN
Hoy en día, un celador puede desempeñar sus funciones en almacén recepcionando la mercancía, ubicando los materiales e identificando con etiquetas las estanterías y cajas. Por ello es determinante la labor del celador en almacén en las labores de logística que le son encomendadas.
BIBLIOGRAFÍA
- Real Decreto-ley 3/1987, de 11 de septiembre, sobre retribuciones del personal estatutario del Instituto Nacional de la Salud. «BOE» núm. 219, de 12 de septiembre de 1987, páginas 27649 a 27650 (2 págs.). [Internet]. Disponible en https://www.boe.es/buscar/doc.php?id=BOE-A-1987-21278
- Solistica. Gestión exitosa de la cadena de suministro y sus fases. [Internet]. Disponible en https://blog.solistica.com/gestion-exitosa-de-la-cadena-de-suministro-y-sus-fases
- ORDEN SAN/1017/2023, de 28 de julio, por la que se regulan los requisitos técnicos
- complementarios para la autorización de centros y servicios sanitarios en la Comuni-
- Comunidad Autónoma de Aragón. Núm. 151. [Internet]. Disponible en https://www.boa.aragon.es/cgi-bin/EBOA/BRSCGI?CMD=VEROBJ&MLKOB=1289744080303
- UNE. Normalización Española. UNE-EN 12845:2016+A1:2021. [Internet]. Disponible https://www.une.org/encuentra-tu-norma/busca-tu-norma/norma?c=N0065194
