Las dificultades del lenguaje administrativo

6 julio 2024

AUTORES

Diana Llanas Apuntate. Auxiliar administrativo y Administrativo. Zaragoza.
Susana Gay Cebollada. Auxiliar administrativo y Administrativo. Zaragoza.
Sofía Guillén Luño. Administrativo y Celador. Zaragoza.
Miguel Barreto Lagraba. Auxiliar administrativo y Celador. Zaragoza.
Pilar Gay Cebollada. Celador y Auxiliar administrativo. Zaragoza.

RESUMEN

El lenguaje administrativo es un conjunto de términos y expresiones utilizados en el ámbito de la administración, la gestión y la organización de empresas o entidades públicas. Este tipo de lenguaje se caracteriza por ser formal, preciso, claro y específico, con el objetivo de comunicar de manera efectiva información relacionada con decisiones, procesos, normativas, políticas, procedimientos, entre otros aspectos relevantes para la gestión administrativa. Además, se caracteriza por ser impersonal, es decir, no se utiliza la primera persona del singular ni del plural, sino que se utiliza la tercera persona o la voz pasiva, también se caracteriza por ser conciso, evitando redundancias y expresiones innecesarias¹⁰.

En el lenguaje administrativo, se busca la eficiencia en la comunicación, transmitiendo la información de manera clara y directa, pero al incluir en sus documentos, términos técnicos y especializados propios del ámbito empresarial y administrativo, que suelen ser bastantes complejos y llenos de tecnicismos, dificultan su comprensión para la mayoría de las personas.

Por esta razón, es importante promover la utilización de un lenguaje claro y sencillo en la redacción de documentos administrativos, ya que esto facilitará que los ciudadanos puedan comprender fácilmente la información y los procedimientos administrativos, lo que a su vez contribuirá a mejorar la transparencia y la rendición de cuentas de la administración pública^7,8,10.

El lenguaje administrativo en el ámbito de la salud en Aragón debe ser claro, preciso, formal y objetivo. Debe evitar el uso de tecnicismos innecesarios y procurar utilizar un vocabulario comprensible para todos los usuarios, tanto profesionales de la salud como pacientes.

Además, debe ser amable, respetuoso y empático, demostrando una buena comunicación interpersonal en todo momento. También es importante que sea coherente y consistente en todos los documentos, formularios y comunicaciones que se generen en el sistema de salud de Aragón.

PALABRAS CLAVE

Lenguaje, administrativo, claro, sencillo, formalidad, técnico, ciudadanos, accesible, conciso.

ABSTRACT

Administrative language is a set of terms and expressions used in the field of administration, management and organization of companies or public entities. This type of language is characterized by being formal, precise, clear and specific, with the objective of effectively communicating information related to decisions, processes, regulations, policies, procedures, among other aspects relevant to administrative management. Furthermore, it is characterized by being impersonal, that is, the first person singular or plural is not used, but rather the third person or passive voice is used. It is also characterized by being concise, avoiding redundancies and unnecessary expressions¹⁰.

In administrative language, efficiency is sought in communication, transmitting information clearly and directly, but by including in its documents, technical and specialized terms typical of the business and administrative field, which tend to be quite complex and full of technicalities, make it difficult for most people to understand.

For this reason, it is important to promote the use of clear and simple language in the drafting of administrative documents, since this will make it easier for citizens to easily understand the information and administrative procedures, which in turn will contribute to improving transparency and the accountability of public administration^7,8,10.

The administrative language in the field of health in Aragon must be clear, precise, formal and objective. You should avoid the use of unnecessary technicalities and try to use vocabulary that is understandable to all users, both health professionals and patients.

In addition, you must be kind, respectful and empathetic, demonstrating good interpersonal communication at all times. It is also important that it be coherent and consistent in all documents, forms and communications generated in the Aragon health system.

KEY WORDS

Language, administrative, clear, simple, formality, technical, citizens, accessible, concise.

DESARROLLO

El lenguaje administrativo juega un papel esencial en la prestación de un servicio público de calidad y eficiencia, es a través de este lenguaje que se establecen las normas, procedimientos y comunicaciones dentro de una organización, lo que permite una correcta coordinación y funcionamiento de la misma.

El lenguaje administrativo se caracteriza por su formalidad, claridad, precisión y objetividad.

Suele utilizar un vocabulario técnico específico de la gestión y organización de empresas, instituciones o entidades públicas.

El problema de la complejidad del lenguaje administrativo para los ciudadanos radica en la dificultad que tienen para comprender y entender los documentos, trámites y procedimientos que emanan de la administración pública.

Muchas veces, el lenguaje utilizado en estos documentos es técnico, complejo y lleno de términos legales o burocráticos que resultan incomprensibles para la mayoría de las personas.

Esto dificulta la participación de los ciudadanos en la toma de decisiones y en el ejercicio de sus derechos, ya que se ven limitados por la barrera del lenguaje administrativo, además, esta falta de claridad y transparencia puede generar confusiones, malentendidos y errores en la interpretación de la información, lo que puede afectar negativamente a los ciudadanos en sus relaciones con la administración.

Para abordar este problema, es necesario simplificar y clarificar el lenguaje administrativo, utilizando un lenguaje más accesible y comprensible para la población en general.

Esto contribuirá a una mayor transparencia, participación y empoderamiento de los ciudadanos en sus relaciones con la administración pública^1-12.

¿Qué aspectos hay que tener en cuenta para que haya un lenguaje claro^1,5,9?

El lenguaje claro en el ámbito administrativo se refiere a utilizar una comunicación sencilla y comprensible para todos los miembros de la organización; esto implica evitar el uso de términos técnicos o complejos que puedan generar confusiones o malentendidos.

Algunas recomendaciones para utilizar un lenguaje claro en el ámbito administrativo son:

1. Utilizar un vocabulario simple y directo.

2. Evitar el uso de abreviaturas o siglas poco conocidas.

3. Ser conciso y específico en la comunicación.

4. Proporcionar ejemplos o explicaciones adicionales si es necesario.

5. Adaptar el lenguaje al nivel de comprensión de los destinatarios.

6. Revisar y corregir la redacción para asegurar la claridad del mensaje.

Al aplicar estas prácticas, se facilita la comprensión y la eficacia de la comunicación administrativa. El uso de un lenguaje claro garantiza que la información se transmita de manera efectiva y sin ambigüedades, reduce la necesidad de aclaraciones y repeticiones, lo que a su vez aumenta la eficiencia en los procedimientos, reflejando una imagen positiva de la Administración.

CONCLUSIONES

Una vez estudiado el problema al que se enfrentan los ciudadanos ante una comunicación administrativa, es importante que en las Administraciones instauran la imposición de un lenguaje claro en el lenguaje administrativo, ya que es imprescindible para garantizar una comunicación efectiva con los ciudadanos y usuarios de los servicios públicos.

Por otro lado, hacer hincapié en que el lenguaje administrativo también refleja la imagen y la transparencia de una organización, un lenguaje sencillo y accesible genera confianza en los ciudadanos y fortalece la relación entre la administración y la sociedad, por el contrario, un lenguaje complicado, rebuscado o burocrático puede generar desconfianza, frustración y descontento en los usuarios, por tanto, es primordial que las autoridades y funcionarios públicos se esfuercen por redactar de forma clara y accesible toda la documentación administrativa que se dirige a la ciudadanía

En conclusión, el valor del lenguaje administrativo como factor de calidad en el servicio público es innegable, Un lenguaje claro, preciso y accesible contribuye a una mejor prestación de servicios, a una mayor transparencia y a una relación más cercana y efectiva con los ciudadanos. Es fundamental que las instituciones públicas se esfuercen por mejorar su comunicación administrativa, con el objetivo de garantizar un servicio público de calidad y eficiente.

En conclusión, el lenguaje administrativo en el ámbito de la salud en Aragón debe ser accesible, profesional y orientado a la comunicación efectiva entre todos los actores involucrados en el sistema de salud^1-12.

BIBLIOGRAFÍA